Sopimuskausi
Sopimuskausi tarkoittaa hankintasopimuksen voimassaoloaikaa alusta sen päättymiseen. Julkisissa hankinnoissa sopimuskaudelle on asetettu rajoituksia, jotta kilpailu markkinoilla säilyy eikä yksittäinen toimittaja saa kohtuutonta etua pitkään jatkuvan sopimuksen perusteella. Sopimuskausi ilmoitetaan aina tarjouspyynnössä, ja siihen voi liittyä optiokausia, joilla sopimusta voidaan jatkaa alkuperäisen sopimuskauden päätyttyä. Tarjoajan näkökulmasta sopimuskauden pituus on keskeinen tieto liiketoiminnan suunnittelussa. Pitkä sopimuskausi tarjoaa vakautta ja mahdollistaa investointien kuolettamisen, mutta se myös sitoo resursseja. Suomessa tyypillinen sopimuskausi julkisissa palveluhankinnoissa on kaksi tai kolme vuotta lisättynä yhdellä tai kahdella optiovuodella. Rakennusurakoissa sopimuskausi määräytyy urakan keston mukaan. Puitejärjestelyissä sopimuskausi on pääsääntöisesti enintään neljä vuotta. Tarjoajan on arvioitava sopimuskauden kokonaiskesto optioineen, sillä se vaikuttaa hinnoitteluun, resurssien varaamiseen ja liiketoimintastrategiaan. Sopimuskauden merkitys korostuu erityisesti palveluhankinnoissa, joissa toimittaja investoi henkilöstön koulutukseen ja palveluprosessien kehittämiseen sopimuskauden alussa. Liian lyhyt sopimuskausi vähentää toimittajan kannustinta investoida palvelun laatuun, kun taas pitkä sopimuskausi mahdollistaa jatkuvan palvelunkehityksen. Sopimuskauden paattyessa toimittajalla on usein velvollisuus tukea siirtymaa uudelle toimittajalle. Siirtymavaiheen hallinta on tarjoajan kannalta kriittista, silla epionnistunut siirtyma voi johtaa vahingonkorvausvaatimuksiin ja maineen menetykseen.
Määritelmä
Sopimuskausi tarkoittaa hankintasopimuksen voimassaoloaikaa alkaen sopimuksen allekirjoittamisesta tai sovitusta alkamispäivästä sen päättymiseen. Hankintalain 136 §:n mukaan puitejärjestelyn kesto saa olla enintään neljä vuotta, ellei siihen ole erityistä perustetta hankinnan kohteen tai luonteen vuoksi. Palveluhankintasopimuksen kesto ei saa myöskään ylittää neljää vuotta ilman erityistä perustetta. Erityinen peruste voi olla esimerkiksi se, että hankinnan kohde edellyttää toimittajalta merkittäviä investointeja, joiden kuolettaminen neljässä vuodessa ei ole mahdollista. Sopimuskausi voi sisältää optiokausia, joiden käyttämisestä hankintayksikkö päättää yksipuolisesti. Option ehdot — kuten kesto, hinnanmuutosmekanismi ja ilmoitusaika — on määriteltävä tarjouspyynnössä. Sopimuskaudesta ja sen mahdollisista optioista on ilmoitettava hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä. Sopimuskauden päättyessä hankintayksikön on kilpailutettava hankinta uudelleen, ellei se käytä suorahankintaa hankintalain 40 §:n mukaisesti. Hankintalain 136 §:n sopimuskautta koskeva rajoitus koskee nimenomaisesti EU-kynnysarvon ylittäviä hankintoja. Kansallisissa hankinnoissa vastaavaa tiukkaa aikarajoitusta ei ole, mutta myös kansallisten hankintojen sopimuskaudet on pidettävä kohtuullisina. Sopimuskauden pidentäminen edellyttää aina ennalta ilmoitetun option käyttämistä tai laissa säädettyä poikkeusperustetta. Sopimuksen jatkaminen ilman laillista perustetta on laiton suorahankinta, joka voidaan riitauttaa markkinaoikeudessa. Tarjoajan kannattaa seurata sopimusten päättymisajankohtia, sillä ne ennakoivat tulevia kilpailutuksia. Sopimuskauden aikana osapuolten oikeudet ja velvollisuudet maaraytyvat hankintasopimuksen ehtojen mukaisesti. Sopimusta ei saa muuttaa olennaisesti sopimuskauden aikana hankintalain 136 pykalan mukaisesti ilman uutta kilpailutusta.
Käytännön esimerkki
Hankintayksikkö kilpailuttaa siivouspalvelun, jonka sopimuskausi on kaksi vuotta ja johon sisältyy kaksi yhden vuoden optiota. Sopimuksen ennakoitu vuosiarvo on 120 000 euroa ilman arvonlisäveroa. Perussopimuskausi alkaa 1. tammikuuta 2027 ja päättyy 31. joulukuuta 2028. Hankintayksikkö ilmoittaa option käyttämisestä viimeistään kolme kuukautta ennen perussopimuskauden päättymistä. Tarjoaja laatii hinnoittelunsa koko mahdolliselle sopimuskaudelle (4 vuotta). Ensimmäisen optiovuoden hinnoitteluun tarjoaja sisällyttää indeksikorotuksen palkkakustannusten nousun perusteella. Perussopimuskauden päättyessä hankintayksikkö on tyytyväinen palveluun ja päättää käyttää ensimmäisen option. Se ilmoittaa päätöksestä toimittajalle syyskuussa 2028. Sopimus jatkuu vuoden 2029 loppuun saakka. Toisen option kayttamisesta hankintayksikko paattaa erikseen myohemmin. Jos molemmat optiot kaytetaan, sopimuksen kokonaiskesto on nelja vuotta ja kokonaisarvo 480 000 euroa. Tarjoaja hyotyy optioista, silla ne tuovat ennustettavuutta liiketoimintaan ilman uuden kilpailutusprosessin kustannuksia. Sopimuskauden paattyessa toimittajalla on velvollisuus tukea siirtymaa ja luovuttaa kaikki hankintayksikon tiedot ja materiaalit takaisin.
Yleinen virhe
Tarjoajat olettavat toisinaan, että optiokausi toteutuu automaattisesti. Option käyttäminen on kuitenkin aina hankintayksikön yksipuolinen päätös, eikä toimittajalla ole siihen subjektiivista oikeutta. Virhe johtuu siitä, että tarjoajat mieltävät option sopimuksen jatkumiseksi eivätkä yksipuoliseksi oikeudeksi. Tämä voi johtaa virheelliseen liiketoiminnan suunnitteluun — tarjoaja saattaa investoida resursseihin, joille ei ole käyttöä option jäädessä käyttämättä. Seuraukset voivat olla taloudellisesti merkittäviä erityisesti pienille yrityksille, jotka ovat riippuvaisia yhdestä julkisesta sopimuksesta. Vältä virhe suunnittelemalla liiketoiminta perussopimuskauden varaan ja käsittelemällä optiokautta lisämahdollisuutena. Toinen yleinen virhe on, etta tarjoaja ei huomioi sopimuskauden paattymista riittavan ajoissa. Siirtymavaiheessa toimittajan on varmistettava tietojen ja palvelujen hairioton siirto mahdolliselle uudelle toimittajalle. Sopimusehtoihin sisaltyy usein exit-velvoitteita, joiden laiminlyonti voi johtaa vahingonkorvausvastuuseen.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka pitkä sopimuskausi julkisessa hankinnassa voi olla?
Puitejärjestelyn kesto saa hankintalain 136 §:n mukaan olla pääsääntöisesti enintään neljä vuotta optioineen. Poikkeus on mahdollinen, jos puitejärjestelyn kohde tai luonne sitä edellyttää. Muissa hankintasopimuksissa sopimuskauden pituutta ei ole tiukasti rajoitettu, mutta kohtuuttoman pitkät sopimukset voivat rajoittaa kilpailua ja olla hankintaperiaatteiden vastaisia. Käytännössä tyypillinen sopimuskausi on kaksi tai kolme vuotta lisättynä yhdellä tai kahdella optiovuodella. Rakennusurakoissa sopimuskausi määräytyy urakan keston mukaan. IT-hankinnoissa sopimuskaudet voivat olla pidempiä, jos järjestelmän käyttöönotto edellyttää merkittäviä investointeja ja pitkää siirtymäkautta.
Mitä optiokausi tarkoittaa?
Optiokausi on sopimuskauden jatke, jonka käyttämisestä hankintayksikkö päättää yksipuolisesti. Option ehdot — kuten kesto, hinnoittelu, hinnanmuutosmekanismi ja ilmoitusaika — on ilmoitettava jo tarjouspyynnössä. Toimittaja ei voi kieltäytyä option käyttämisestä, sillä se on sitoutunut option ehtoihin tarjouksessaan. Optiokauden hinnoittelu perustuu tyypillisesti alkuperäiseen tarjoushintaan mahdollisesti indeksitarkistettuna. Hankintayksikkö ilmoittaa option käyttämisestä yleensä kolme tai kuusi kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Option käyttämättä jättämistä ei tarvitse perustella.
Voiko sopimuskautta jatkaa ilman uutta kilpailutusta?
Sopimuskautta voi jatkaa ilman uutta kilpailutusta vain, jos tarjouspyynnössä on ilmoitettu optiomahdollisuudesta ja hankintayksikkö päättää käyttää option. Ilman ennalta ilmoitettua optiota sopimuskauden jatkaminen edellyttää uutta hankintamenettelyä tai hankintalain 40 §:n mukaista suorahankintaperustetta. Suorahankinta on mahdollista esimerkiksi tilanteissa, joissa toimittajan vaihtaminen ei ole teknisistä tai taloudellisista syistä mahdollista. Käytännössä sopimuskauden päättymiseen on varauduttava hyvissä ajoin — hankintayksikön on aloitettava uuden kilpailutuksen valmistelu viimeistään 6–12 kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä, jotta palvelussa ei synny katkosta.
Aiheeseen liittyvät oppaat
Sopimusehdot tarjoajalle: JYSE 2025, JIT ja YSE
JYSE 2025, JIT 2015 ja YSE 1998: keskeiset sopimusehdot julkisissa hankinnoissa, vastuukatto, viivästyssakko ja tarjoajan neuvottelumahdollisuudet.
Lue opasJulkiset hankinnat: Tarjoajan kokonaisopas
Hankintalaki pähkinänkuoressa: menettelyt, kynnysarvot 2026, soveltuvuusvaatimukset ja tarjoajan oikeussuojakeinot. Käytännön opas suomalaiselle yritykselle.
Lue opasLiittyvät käsitteet
Puitejärjestely
Puitejärjestely on sopimus yhden tai useamman toimittajan kanssa tulevista hankinnoista. Lue, miten puitejärjestely toimii ja miten siihen pääsee mukaan.
JYSE-ehdot
JYSE-ehdot ovat julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot tavaroille ja palveluille. Lue, miten JYSE-ehdot vaikuttavat tarjoajan vastuisiin ja velvoitteisiin.
Vastuukatto
Vastuukatto rajaa toimittajan vahingonkorvausvastuun enimmäismäärän julkisissa hankinnoissa. Lue, miten vastuukatto määräytyy JYSE-ehtojen mukaisesti.
Haavi seuraa julkisia hankintoja puolestasi
Tekoälypohjainen hankintamonitorointi löytää yrityksellesi sopivat kilpailutukset automaattisesti.