Puitejärjestely
Puitejärjestely on hankintayksikön ja yhden tai useamman toimittajan välinen sopimus, jolla vahvistetaan tulevien hankintojen ehdot tietyksi ajanjaksoksi. Puitejärjestelyllä ei vielä tilata mitään, vaan se luo kehyksen myöhemmille yksittäisille tilauksille ja kevennetyille kilpailutuksille. Puitejärjestelyt ovat Suomessa erittäin yleisiä erityisesti keskitetyssä hankinnassa — Hansel Oy, KL-Kuntahankinnat ja muut yhteishankintayksiköt kilpailuttavat laajoja puitejärjestelyjä, joita sadat hankintayksiköt voivat hyödyntää. Hankinta-ammattilaiselle puitejärjestelyn ymmärtäminen on välttämätöntä, koska se on yksi yleisimmistä tavoista organisoida toistuvat hankinnat tehokkaasti. Tarjoajan näkökulmasta puitejärjestelyyn pääsy voi avata merkittävän liiketoimintamahdollisuuden, mutta se ei takaa tilauksia — erityisesti usean toimittajan puitejärjestelyissä kilpailu jatkuu kevennettyjen kilpailutusten muodossa koko sopimuskauden ajan. Puitejärjestelyn merkitys korostuu erityisesti toistuvissa hankinnoissa, kuten toimistotarvikkeiden, IT-laitteiden tai siivouspalvelujen hankinnassa. Yhteishankintayksiköiden puitejärjestelyt tarjoavat erityisesti pienille hankintayksiköille mahdollisuuden hyödyntää volyymietuja ja vähentää hallinnollista taakkaa. Puitejärjestelyjen kilpailuttaminen on usein vaativaa, koska sopimuksen ehdot vaikuttavat kaikkiin tuleviin yksittäisiin hankintoihin koko sopimuskauden ajan.
Määritelmä
Puitejärjestely on hankintalain (1397/2016) 42 §:ssä säädetty sopimus yhden tai useamman hankintayksikön ja yhden tai useamman toimittajan välillä, jonka tarkoituksena on vahvistaa tietyn ajanjakson aikana tehtävien hankintojen ehdot, kuten hinnat, määrät, laatuvaatimukset ja toimitusehdot. Puitejärjestely perustetaan kilpailuttamalla se jollakin hankintamenettelyllä, tyypillisesti avoimella tai rajoitetulla menettelyllä. Yksittäiset hankinnat tehdään puitejärjestelyn sisällä kahdella tavalla: jos järjestelyssä on yksi toimittaja, tilaukset tehdään suoraan sovituin ehdoin. Jos toimittajia on useita, hankintayksikkö voi joko tilata suoraan edullisimman tarjouksen tehneeltä toimittajalta tai järjestää kevennetyn kilpailutuksen (niin sanottu minikilpailutus) puitejärjestelyn toimittajien kesken. Puitejärjestelyn kesto on pääsääntöisesti enintään neljä vuotta. Pidempi kesto on mahdollinen vain, jos siihen on hankinnan kohteesta johtuva perusteltu syy, esimerkiksi kun toimittajan investoinnit edellyttävät pidempää takaisinmaksuaikaa. Puitejärjestelyyn ei voi ottaa uusia toimittajia sen perustamisen jälkeen, mikä erottaa sen dynaamisesta hankintajärjestelmästä. Puitejärjestelyn perustamisvaiheessa hankintayksikön on määriteltävä selkeästi, mitkä ehdot ovat lopullisia ja mitkä jäävät kevennetyn kilpailutuksen piiriin. Kevennetyssä kilpailutuksessa hankintayksikkö pyytää puitejärjestelyn toimittajilta tarjouksia tietystä yksittäisestä hankinnasta ja valitsee parhaan tarjouksen puitejärjestelyssä sovittujen perusteiden mukaisesti. Kevennetyn kilpailutuksen ehdot eivät saa poiketa olennaisesti puitejärjestelyn ehdoista.
Käytännön esimerkki
Hansel Oy kilpailuttaa toimistotarvikkeiden puitejärjestelyn valtion virastoille ja laitoksille avoimella menettelyllä. Puitejärjestelyn ennakoitu kokonaisarvo on 10 miljoonaa euroa neljän vuoden sopimuskaudelle. Kilpailutuksen perusteella kolme toimittajaa valitaan puitejärjestelyyn. Puitejärjestelyssä on sovittu tuotevalikoima, enimmäishinnat ja toimitusehdot. Kun yksittäinen virasto tarvitsee toimistotarvikkeita, se järjestää kevennetyn kilpailutuksen kolmen puitejärjestelytoimittajan kesken. Kevennetyssä kilpailutuksessa virasto pyytää tarjoukset tarvitsemistaan tuotteista ja vertailee ne puitejärjestelyn ehtojen mukaisesti. Tilaus tehdään edullisimman tarjouksen tehneelle toimittajalle. Koko prosessi kestää tyypillisesti 1–2 viikkoa, mikä on huomattavasti nopeampaa kuin uuden kilpailutuksen järjestäminen alusta alkaen. Sopimuskauden aikana hankintayksikkö tekee yksittäisiä hankintoja kevennetyllä kilpailutuksella, jossa kaikille puitejärjestelyn toimittajille lähetetään tarjouspyyntö ja annetaan vähintään viiden päivän vastausaika. Kevennetyn kilpailutuksen vertailuperusteina käytetään puitejärjestelyssä määriteltyjä perusteita, kuten hintaa ja toimitusaikaa. Puitejärjestelyn seurantaan nimetään vastuuhenkilö, joka raportoi hankintojen toteutumisesta vuosittain.
Yleinen virhe
Tarjoajat olettavat usein, että puitejärjestelyyn pääsy takaa automaattisesti tilauksia ja liikevaihtoa. Todellisuudessa usean toimittajan puitejärjestelyssä yksittäiset tilaukset edellyttävät kevennettyä kilpailutusta, jossa puitejärjestelyn toimittajat kilpailevat keskenään. On mahdollista, että puitejärjestelyyn valittu toimittaja ei saa yhtään tilausta, jos se häviää kaikki kevennetyt kilpailutukset. Toinen yleinen virhe on olettaa, että puitejärjestelyn ehdot ovat kiinteät koko sopimuskauden — todellisuudessa hinnat voivat muuttua sopimusehtojen mukaisesti esimerkiksi indeksitarkistuksilla. Tarjoajan kannattaa arvioida realistisesti oma kilpailukykynsä kevennetyissä kilpailutuksissa ennen puitejärjestelyyn osallistumista. Kolmas virhe on puitejärjestelyn ehtojen ylittäminen: hankintayksikkö tilaa tuotteita tai palveluja, jotka eivät kuulu puitejärjestelyn piiriin. Tällaiset tilaukset ovat laittomia suorahankintoja. Myös sopimuskauden ylittäminen ilman uutta kilpailutusta on yleinen virhe.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka kauan puitejärjestely voi kestää?
Puitejärjestelyn kesto on hankintalain 42 §:n mukaan pääsääntöisesti enintään neljä vuotta. Poikkeuksellisesti kesto voi olla pidempi, jos siihen on hankinnan kohteesta johtuva perusteltu syy, esimerkiksi kun puitejärjestelyn kohteena olevat laitteet edellyttävät toimittajalta merkittäviä investointeja, joiden takaisinmaksu edellyttää pidempää sopimuskautta. Perustelut pidemmälle kestolle on dokumentoitava hankinta-asiakirjoihin. Käytännössä suurin osa puitejärjestelyistä on kestoltaan 2–4 vuotta, ja niihin sisältyy usein optiokausia. On tärkeää huomata, että puitejärjestelyn enimmäiskesto koskee koko järjestelyä — yksittäisten sopimusten kestoa järjestelyn sisällä se ei suoraan rajoita. Pidemmän keston perusteena voi olla esimerkiksi toimittajan merkittävät investoinnit, joiden takaisinmaksu edellyttää pidempää sopimuskautta. Hankintayksikön on perusteltava pidempi kesto hankinta-asiakirjoissa yksityiskohtaisesti.
Miten yksittäiset hankinnat tehdään puitejärjestelyn sisällä?
Jos puitejärjestelyssä on yksi toimittaja, tilaukset tehdään suoraan puitejärjestelyssä sovituin ehdoin ilman erillistä kilpailutusta. Jos toimittajia on useita, hankintayksiköllä on kaksi vaihtoehtoa. Ensimmäinen vaihtoehto on tilata suoraan puitejärjestelyn ehtojen mukaisesti siltä toimittajalta, joka on tehnyt parhaan tarjouksen alkuperäisessä kilpailutuksessa. Toinen vaihtoehto on järjestää kevennetty kilpailutus (minikilpailutus) puitejärjestelyn toimittajien kesken, jolloin toimittajat jättävät uudet tarjoukset puitejärjestelyn ehtojen pohjalta. Kevennetty kilpailutus on nopeampi kuin täysi kilpailutus, ja tarjousajat ovat tyypillisesti 5–10 päivää. Hankintayksikön on ilmoitettava puitejärjestelyssä, millä perusteella yksittäiset hankinnat tehdään. Kevennetyssä kilpailutuksessa hankintayksikön on annettava kaikille puitejärjestelyn toimittajille tasapuolinen mahdollisuus osallistua. Tarjousajan on oltava kohtuullinen hankinnan laajuuteen nähden — tyypillisesti 5–10 päivää. Kevennetyn kilpailutuksen tuloksesta on ilmoitettava kaikille osallistuneille toimittajille.
Voiko puitejärjestelyyn liittyä uusia toimittajia kesken sopimuskauden?
Ei. Puitejärjestelyyn ei voi ottaa uusia toimittajia sen jälkeen, kun järjestely on perustettu kilpailutuksen perusteella. Tämä on yksi puitejärjestelyn keskeisimmistä rajoituksista ja eroaa olennaisesti dynaamisesta hankintajärjestelmästä, johon uudet toimittajat voivat liittyä koko järjestelmän keston ajan. Uudet toimittajat voivat osallistua vasta, kun puitejärjestely kilpailutetaan uudelleen sopimuskauden päättyessä. Jos puitejärjestelyn toimittaja lopettaa toimintansa tai ei pysty täyttämään velvoitteitaan, hankintayksikkö ei voi korvata sitä uudella toimittajalla ilman uutta kilpailutusta. Tämän vuoksi hankintayksiköt valitsevat usein useita toimittajia puitejärjestelyyn varmistaakseen toimitusvarmuuden. Puitejärjestelyyn pääsy edellyttää menestymistä kilpailutusvaiheessa. Tarjoajan on täytettävä kaikki soveltuvuusvaatimukset ja jätettävä tarjouspyynnön mukainen tarjous. Pk-yrityksille puitejärjestelyt voivat olla haastavia suuren volyymivaatimuksen vuoksi, mutta monet hankintayksiköt jakavat puitejärjestelyjä osa-alueisiin pk-yritysten osallistumisen helpottamiseksi.
Aiheeseen liittyvät oppaat
Julkiset hankinnat: Tarjoajan kokonaisopas
Hankintalaki pähkinänkuoressa: menettelyt, kynnysarvot 2026, soveltuvuusvaatimukset ja tarjoajan oikeussuojakeinot. Käytännön opas suomalaiselle yritykselle.
Lue opasSopimusehdot tarjoajalle: JYSE 2025, JIT ja YSE
JYSE 2025, JIT 2015 ja YSE 1998: keskeiset sopimusehdot julkisissa hankinnoissa, vastuukatto, viivästyssakko ja tarjoajan neuvottelumahdollisuudet.
Lue opasLiittyvät käsitteet
Avoin menettely
Avoin menettely on yleisin julkisten hankintojen menettely: kaikki halukkaat voivat tarjota. Näin kulkee prosessi ja mitä määräaikoja tarjoajan pitää noudattaa.
Dynaaminen hankintajärjestelmä
Dynaaminen hankintajärjestelmä on avoin sähköinen hankintamenettely, johon toimittajat voivat liittyä koko keston ajan. Lue, miten se toimii.
Sopimuskausi
Sopimuskausi määrittää julkisen hankintasopimuksen keston ja optiomahdollisuudet. Lue hankintalain 136 §:n mukaiset sopimuskauden rajoitukset ja käytännöt.
Haavi seuraa julkisia hankintoja puolestasi
Tekoälypohjainen hankintamonitorointi löytää yrityksellesi sopivat kilpailutukset automaattisesti.