ESPD-lomake
ESPD-lomake (European Single Procurement Document) on eurooppalainen yhteinen hankinta-asiakirja, jolla tarjoaja antaa alustavan selvityksen soveltuvuudestaan ja poissulkemisperusteiden puuttumisesta ilman, että varsinaisia todistuksia tarvitsee liittää tarjoukseen. Lomake yksinkertaistaa merkittävästi tarjoajan hallinnollista taakkaa, koska aiemmin jokaiseen tarjoukseen piti liittää lukuisia todistuksia ja rekisteriotteita, jotka nyt pyydetään vasta tarjouskilpailun voittajalta ennen sopimuksen allekirjoittamista. ESPD-lomakkeen käyttö on pakollista EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa, ja sitä voidaan käyttää vapaaehtoisesti myös kansallisissa hankinnoissa. Hankinta-ammattilaisille ESPD-lomake on keskeinen työkalu, koska se nopeuttaa tarjousprosessia ja vähentää tarjousten hylkäämisriskiä puuttuvien todistusten vuoksi. Suomessa lomake on käytössä laajasti, ja monet sähköiset hankintajärjestelmät tukevat sen sähköistä täyttämistä ja tarkistamista. ESPD-lomake on osa EU:n laajuista pyrkimystä vähentää julkisten hankintojen hallinnollista taakkaa ja edistää rajat ylittävää kilpailua. Aiemmin tarjoajien piti toimittaa lukuisia todistuksia ja selvityksiä jo tarjousvaiheessa, mikä oli erityisen raskasta pk-yrityksille ja ulkomaisille tarjoajille. ESPD-lomakkeen käyttöönotto on yksinkertaistanut prosessia merkittävästi. Suomessa ESPD-lomake on pakollinen EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa ja vapaaehtoinen kansallisissa hankinnoissa.
Määritelmä
ESPD-lomake on hankintalain (1397/2016) 87 §:ssä säädetty EU:n laajuinen vakiomuotoinen asiakirja, jolla tarjoaja vakuuttaa täyttävänsä hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä asetetut soveltuvuusvaatimukset ja ettei siihen kohdistu hankintalain 80 ja 81 §:ssä säädettyjä pakollisia tai harkinnanvaraisia poissulkemisperusteita. Lomake korvaa aiemmin vaaditut erilliset todistukset ja rekisteriotteet tarjousvaiheessa, mikä keventää tarjoajan hallinnollista taakkaa huomattavasti. Varsinaiset todistukset, kuten verovelkatodistus, kaupparekisteriote, vastuuvakuutustodistus ja rikosrekisteriotteet, vaaditaan vasta voittajalta ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista. ESPD-lomake sisältää neljä pääosaa: tiedot hankintamenettelystä ja hankintayksiköstä (osa I), tiedot tarjoajasta (osa II), poissulkemisperusteet (osa III) ja soveltuvuusvaatimukset (osa IV). Jos tarjoaja vetoaa alihankkijan resursseihin soveltuvuusvaatimuksen täyttämiseksi, myös alihankkijan on täytettävä oma ESPD-lomake. Ryhmittymänä (konsortiona) tarjottaessa jokaisen ryhmittymän jäsenen on täytettävä oma lomake. ESPD-lomake koostuu useista osista: osa I sisältää hankinnan perustiedot, osa II tarjoajan perustiedot, osa III poissulkemisperusteet, osa IV soveltuvuusvaatimukset ja osa V laadunvarmistus ja ympäristöjohtaminen. Hankintayksikkö räätälöi lomakkeen vastaamaan kyseisen hankinnan vaatimuksia, ja tarjoaja täyttää vain relevantit kohdat. ESPD-lomakkeen tiedot tarkistetaan lopullisesti vasta voittaneelta tarjoajalta, jolloin tämän on toimitettava varsinaiset todistukset ja selvitykset. EU:n sähköinen ESPD-palvelu mahdollistaa lomakkeen täyttämisen ja jakamisen kokonaan sähköisesti.
Käytännön esimerkki
Suomalainen rakennusyritys osallistuu EU-kynnysarvon ylittävään koulun peruskorjausurakkaan, jonka ennakoitu arvo on 4 miljoonaa euroa. Tarjouksen liitteeksi yritys täyttää ESPD-lomakkeen sähköisessä hankintajärjestelmässä. Osassa II yritys ilmoittaa perustietonsa, kuten Y-tunnuksen, yhteystiedot ja edustajien nimet. Osassa III yritys vakuuttaa, ettei siihen kohdistu pakollisia poissulkemisperusteita (kuten rikostuomiot lahjonnasta, petoksesta tai rahanpesusta) eikä harkinnanvaraisia poissulkemisperusteita (kuten verorästit tai konkurssi). Osassa IV yritys ilmoittaa taloudelliseen tilanteeseen liittyvät tiedot (liikevaihto 8 miljoonaa euroa) ja tekniset referenssit (kolme vastaavaa urakkaa viimeiseltä viideltä vuodelta). Yritys voittaa tarjouskilpailun, ja hankintayksikkö pyytää siltä varsinaiset todistukset — verovelkatodistuksen, kaupparekisteriotteen, vastuuvakuutustodistuksen ja rikosrekisteriotteet — ennen sopimuksen allekirjoittamista. Tarjoaja täyttää ESPD-lomakkeessa ensin poissulkemisperusteita koskevat kohdat vakuuttaen, ettei sillä ole verovelkoja, rikosrekisterimerkintöjä eikä muita poissulkemisperusteita. Sen jälkeen tarjoaja täyttää soveltuvuusvaatimukset, kuten liikevaihdon, referenssit ja henkilöstön pätevyyden. Voittajaksi valittu tarjoaja toimittaa todistukset 10 päivän kuluessa hankintapäätöksestä. Jos todistukset eivät vastaa ESPD-lomakkeessa annettuja tietoja, hankintayksikkö voi hylätä tarjoajan ja siirtyä seuraavaksi sijoittuneeseen.
Yleinen virhe
Tarjoajat täyttävät ESPD-lomakkeen huolimattomasti ja jättävät kohtia tyhjäksi tai vastaavat epämääräisesti. Puutteellisesti täytetty lomake voi johtaa tarjouksen hylkäämiseen tai aikaa vieviin lisäselvityspyyntöihin, jotka viivästyttävät koko hankintaprosessia. Erityisen yleinen virhe on jättää täyttämättä osa III kokonaan (poissulkemisperusteet) tai unohtaa alihankkijan ESPD-lomake, kun tarjoaja vetoaa alihankkijan referensseihin. Virheen välttämiseksi tarjoajan kannattaa tarkistaa lomake kohta kohdalta ennen tarjouksen jättämistä ja varmistaa, että kaikki tarjouspyynnössä mainitut soveltuvuusvaatimukset on käsitelty lomakkeessa. Monissa sähköisissä hankintajärjestelmissä ESPD-lomake täytetään suoraan järjestelmään, jolloin pakolliset kentät on helpompi havaita. Kolmas yleinen virhe on ESPD-lomakkeen vanhan version käyttäminen. Lomake on päivittynyt useita kertoja, ja hankintayksiköt odottavat aina viimeisintä versiota. Tarjoajan kannattaa tarkistaa lomakkeen versio tarjouspyynnöstä ja käyttää hankintayksikön tarjoamaa pohjaa sellaisenaan.
Usein kysytyt kysymykset
Onko ESPD-lomakkeen käyttö pakollista?
ESPD-lomakkeen käyttö on pakollista EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa hankintalain 87 §:n mukaisesti. Kansallisissa hankinnoissa hankintayksikkö voi hyväksyä myös muita selvitystapoja, kuten tarjoajan oman vapaamuotoisen vakuutuksen tai suoraan liitetyt todistukset. ESPD-lomaketta voi kuitenkin käyttää myös kansallisissa hankinnoissa, ja monet hankintayksiköt suosivat sitä, koska se yhtenäistää tarjoajien selvitykset. Jos hankintayksikkö edellyttää ESPD-lomaketta kansallisessa hankinnassa, tarjoajan on käytettävä sitä. Tarjoajan kannattaa pitää ESPD-lomakkeen pohja valmiina ja ajantasaisena, jotta se on helppo täyttää nopeasti uusiin tarjouksiin. ESPD-lomake on suunniteltu nimenomaan EU-kynnysarvon ylittäviin hankintoihin, mutta monet hankintayksiköt käyttävät sitä myös kansallisissa hankinnoissa hallinnollisen yhtenäisyyden vuoksi. Kansallisissa hankinnoissa hankintayksikkö voi käyttää myös omia soveltuvuuslomakkeitaan.
Mitä tietoja ESPD-lomakkeeseen täytetään?
ESPD-lomakkeeseen täytetään tiedot neljässä pääosassa. Osaan I tulevat tiedot hankintamenettelystä (yleensä esitäytetty hankintayksikön toimesta). Osaan II täytetään tarjoajan perustiedot: yrityksen nimi, Y-tunnus, yhteystiedot, edustajat, onko kyseessä pk-yritys, ja vetoaako tarjoaja muiden yksiköiden (alihankkijoiden) resursseihin. Osa III kattaa vakuutuksen siitä, ettei tarjoajaan kohdistu pakollisia poissulkemisperusteita (rikostuomiot lahjonnasta, petoksesta, rahanpesusta, terrorismin rahoittamisesta) eikä harkinnanvaraisia poissulkemisperusteita (verorästit, konkurssi, vakava ammatillinen virhe). Osaan IV täytetään selvitys tarjouspyynnössä asetettujen soveltuvuusvaatimusten täyttymisestä, kuten liikevaihto, referenssit, henkilöstön pätevyys ja laadunhallintajärjestelmät. Alihankkijan ESPD-lomake vaaditaan erityisesti silloin, kun tarjoaja vetoaa alihankkijan resursseihin täyttääkseen soveltuvuusvaatimukset, kuten liikevaihto- tai referenssivaatimukset. Tällöin alihankkijan on myös sitouduttava olemaan käytettävissä hankinnan toteuttamisessa.
Tarvitseeko ESPD-lomakkeen liitteeksi toimittaa todistuksia?
Ei tarjousvaiheessa. ESPD-lomake on tarjoajan oma vakuutus (niin sanottu alustavien selvitysten asiakirja), eikä sen tueksi tarvitse toimittaa todistuksia tarjouksen yhteydessä. Varsinaiset todistukset, kuten verovelkatodistus Verohallinnolta, kaupparekisteriote PRH:lta, vastuuvakuutustodistus ja rikosrekisteriotteet, pyydetään vasta tarjouskilpailun voittajalta ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista. Hankintayksikkö voi kuitenkin pyytää todistuksia myös muilta tarjoajilta, jos se katsoo sen tarpeelliseksi. Käytännössä tarjoajan kannattaa pitää todistukset valmiina ja ajantasaisina, jotta ne voidaan toimittaa nopeasti voiton jälkeen — viivästys todistusten toimittamisessa voi johtaa siihen, että hankintayksikkö siirtyy seuraavaksi sijoittuneeseen tarjoajaan. Tarjoajien kannattaa pitää ESPD-lomakkeen perustiedot valmiina sähköisessä muodossa, jotta lomakkeen täyttäminen sujuu nopeasti uusissa tarjouskilpailuissa. Monet sähköiset hankintajärjestelmät tallentavat tarjoajan aiemmin antamat ESPD-tiedot, jolloin niitä tarvitsee vain päivittää tarvittaessa.
Aiheeseen liittyvät oppaat
ESPD-lomake tarjoajalle: Täyttöohje osio kerrallaan
ESPD-lomakkeen täyttö vaihe vaiheelta: poissulkemisperusteet, soveltuvuusvaatimukset ja yleisimmät virheet. Opas säästää tarjouksen hylkäämiseltä.
Lue opasEU-hankinnat: Opas rajat ylittävään tarjoamiseen
EU-hankinnat 2026: TED-portaali, kynnysarvot (140 k€ / 216 k€ / 5,404 M€), ESPD ja maakohtaiset erityispiirteet suomalaiselle tarjoajalle.
Lue opasLiittyvät käsitteet
Soveltuvuusvaatimus
Soveltuvuusvaatimukset ovat edellytyksiä, jotka tarjoajan on täytettävä voidakseen osallistua julkiseen hankintaan. Lue hankintalain 83 §:n mukaiset vaatimukset.
Poissulkemisperuste
Mikä on poissulkemisperuste julkisissa hankinnoissa? Lue, milloin tarjoaja voidaan sulkea pois hankintamenettelystä hankintalain 80 §:n nojalla.
EU-kynnysarvo
EU-kynnysarvot 2026: tavarat ja palvelut 140 000 € (valtio) / 216 000 € (muut), rakennusurakat 5 404 000 €. Näin tunnistat, koska hankinta ylittää EU-rajan.
Haavi seuraa julkisia hankintoja puolestasi
Tekoälypohjainen hankintamonitorointi löytää yrityksellesi sopivat kilpailutukset automaattisesti.