Tarjousten avaaminen
Tarjousten avaaminen on hankintaprosessin kriittinen vaihe, jossa hankintayksikkö avaa määräaikaan mennessä saapuneet tarjoukset. Avaustilaisuus on lähtökohtaisesti suljettu, eikä tarjoajilla ole oikeutta osallistua siihen — toisin kuin monissa muissa maissa, joissa avaaminen voi olla julkinen tapahtuma. Avaamisen yhteydessä tarkistetaan, että tarjoukset täyttävät tarjouspyynnön muotovaatimukset, kuten allekirjoitukset, vaaditut liitteet ja oikea tiedostomuoto. Suomessa lähes kaikki julkiset hankinnat toteutetaan nykyisin sähköisten hankintajärjestelmien kautta, joten tarjousten avaaminen tapahtuu käytännössä digitaalisesti järjestelmässä. Sähköinen menettely varmistaa, ettei tarjouksia voida avata ennen määräajan päättymistä, mikä lisää prosessin luotettavuutta. Tarjousten avaaminen on hankinta-ammattilaisen näkökulmasta tärkeä vaihe, koska siinä dokumentoidaan tarjouskilpailun lähtötiedot ja varmistetaan menettelyn tasapuolisuus. Avauspöytäkirja on keskeinen asiakirja, johon voidaan palata myöhemmin, mikäli tarjouskilpailun kulkua kyseenalaistetaan.
Määritelmä
Tarjousten avaaminen tarkoittaa hankintamenettelyn vaihetta, jossa hankintayksikkö avaa tarjousajan päättymisen jälkeen vastaanotetut tarjoukset. Hankintalain 70 §:n mukaan hankintayksikön on käsiteltävä tarjoukset luottamuksellisesti eikä tarjousten sisältöä saa paljastaa muille tarjoajille. Avaaminen tapahtuu samanaikaisesti kaikille tarjouksille, ja siitä laaditaan avauspöytäkirja. Pöytäkirjaan kirjataan saapuneiden tarjousten lukumäärä, tarjoajien nimet, tarjousten saapumisajankohdat sekä mahdolliset myöhästymiset. Myöhästyneitä tarjouksia ei avata, vaan ne hylätään automaattisesti. Sähköisissä hankintajärjestelmissä, kuten Cloudiassa ja Hanki-palvelussa, järjestelmä estää tarjousten avaamisen ennen määräajan päättymistä ja kirjaa avaustapahtumat automaattisesti lokitietoihin. Avaamisen jälkeen hankintayksikkö siirtyy tarjousten tarkistamiseen, jossa arvioidaan ensin tarjoajien soveltuvuus ja sen jälkeen tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus. Tarjousten luottamuksellisuus säilyy koko menettelyn ajan, ja tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi vasta hankintapäätöksen jälkeen. Hankintalain 68 §:n mukaan tarjoukset ja osallistumishakemukset on toimitettava kirjallisesti hankintayksikölle. Sähköisestä asioinnista säädetään tarkemmin hankintalain 62 §:ssä, jonka mukaan hankintayksikön on tarjottava mahdollisuus tarjousten sähköiseen toimittamiseen. Avauspöytäkirjassa dokumentoidaan myös mahdolliset puutteet tarjousten muotovaatimuksissa, kuten puuttuvat allekirjoitukset tai liitteet. Avaamisen jälkeen tarjouksia ei voida enää täydentää tai muuttaa, ellei kyseessä ole hankintalain 74 §:n mukainen tarjousten täsmentäminen, joka koskee ainoastaan epäolennaisia puutteita.
Käytännön esimerkki
Tampereen kaupunki julkaisee Hilmassa tarjouspyynnön siivouspalveluhankinnasta (CPV 90910000), jonka ennakoitu arvo on 400 000 euroa. Tarjousten jättämisen määräaika on 15. huhtikuuta klo 12:00. Määräaikaan mennessä Cloudia-järjestelmään saapuu kuusi tarjousta. Yksi tarjoaja yrittää ladata tarjouksensa klo 12:07, mutta järjestelmä estää lähetyksen automaattisesti. Hankintayksikön kaksi edustajaa avaavat tarjoukset järjestelmässä 16. huhtikuuta ja laativat avauspöytäkirjan. Pöytäkirjaan kirjataan kuusi määräajassa saapunutta tarjousta ja yksi myöhästynyt. Tämän jälkeen hankintayksikkö siirtyy soveltuvuustarkistukseen, jossa käydään läpi ESPD-lomakkeet ja vaaditut todistukset. Koko prosessi dokumentoidaan järjestelmään, josta se on tarvittaessa todennettavissa myöhemmin.
Yleinen virhe
Tarjoajat olettavat usein, että tarjousten avaaminen on julkinen tilaisuus, kuten monissa muissa maissa. Suomessa avaustilaisuus ei kuitenkaan ole avoin tarjoajille. Toinen yleinen virhe on tarjouksen jättäminen viime hetkellä, jolloin tekniset ongelmat voivat estää tarjouksen perille saapumisen. Sähköiset järjestelmät sulkevat tarjousten vastaanoton täsmälleen määräaikana, eikä myöhästynyttä tarjousta voi toimittaa muuta kautta. Tarjoajien kannattaa jättää tarjous vähintään tuntia ennen määräajan päättymistä. Näin mahdollisiin teknisiin ongelmiin jää aikaa reagoida.
Usein kysytyt kysymykset
Onko tarjousten avaustilaisuus julkinen?
Ei. Julkisissa hankinnoissa tarjousten avaaminen tapahtuu suljetussa tilaisuudessa, johon osallistuvat vain hankintayksikön edustajat. Tarjoajat eivät saa osallistua avaustilaisuuteen. Tarjousten sisältö on salassa pidettävää tietoa koko hankintamenettelyn ajan. Tarjoajat saavat tiedon muista tarjoajista ja tarjousten sisällöstä vasta hankintapäätöksen tiedoksiannon yhteydessä. Tällöinkin liikesalaisuudet pysyvät salaisina. Käytäntö poikkeaa esimerkiksi rakennusurakoiden julkisista avaustilaisuuksista, joissa hinnat luetaan ääneen. Tarjousten julkisuudesta säädetään julkisuuslain (621/1999) 6 §:n 1 momentin 3 kohdassa, jonka mukaan tarjoukset tulevat julkisiksi, kun hankintapäätös on tehty. Poikkeuksena ovat liikesalaisuudet, jotka pysyvät salaisina koko prosessin ajan. Tarjoaja voi merkitä tarjoukseensa liikesalaisuuksia sisältävät kohdat erikseen.
Mitä tapahtuu myöhästyneelle tarjoukselle?
Tarjousajan päättymisen jälkeen saapunut tarjous hylätään automaattisesti. Hankintayksiköllä ei ole harkintavaltaa asiassa, eikä se saa ottaa myöhästynyttä tarjousta huomioon millään perusteella. Sähköisissä hankintajärjestelmissä järjestelmä estää tarjouksen lähettämisen määräajan jälkeen. Myöhästymistä ei voi korjata jälkikäteen edes silloin, kun viivästys johtuu tarjoajasta riippumattomasta teknisestä häiriöstä. Tämän vuoksi tarjous kannattaa jättää hyvissä ajoin ennen määräaikaa. Jos tarjoaja epäilee teknistä ongelmaa, kannattaa ottaa kuvakaappaukset ja ottaa yhteyttä hankintayksikköön välittömästi. Tämä koskee myös tilanteita, joissa sähköinen järjestelmä on kaatunut tai tarjoajan internetyhteys on katkennut juuri ennen määräaikaa. Hankintayksikkö voi poikkeuksellisesti sallia tarjouksen vastaanottamisen muuta kautta ainoastaan silloin, kun hankintayksikön oma järjestelmä on ollut pois käytöstä eikä vika ole tarjoajan puolella. Käytännössä tällaisia tilanteita syntyy harvoin, koska sähköiset järjestelmät ovat vakiintuneet.
Laaditaanko tarjousten avaamisesta pöytäkirja?
Kyllä. Hankintayksikkö laatii avauspöytäkirjan, johon kirjataan saapuneiden tarjousten lukumäärä, tarjoajien nimet, tarjousten saapumisajankohdat ja mahdolliset myöhästymiset. Sähköisissä hankintajärjestelmissä pöytäkirja muodostuu osittain automaattisesti järjestelmän lokitiedoista. Avauspöytäkirja on osa hankinta-asiakirjoja, ja se arkistoidaan hankintapäätöksen liitteeksi. Asiakirja on tärkeä todiste menettelyn asianmukaisuudesta, ja siihen voidaan palata, jos hankintapäätös riitautetaan markkinaoikeudessa. Tarjoajalla on oikeus saada avauspöytäkirja nähtäväksi hankintapäätöksen jälkeen. Avauspöytäkirja on julkinen asiakirja hankintapäätöksen tekemisen jälkeen. Pöytäkirjasta käy ilmi tarjouskilpailun laajuus eli tarjousten lukumäärä, mikä on hyödyllinen tieto kilpailutilanteen arvioimiseksi. Tarjoaja voi hyödyntää avauspöytäkirjan tietoja myös tulevien kilpailutusten strategisessa suunnittelussa.
Liittyvät käsitteet
Avoin menettely
Avoin menettely on yleisin julkisten hankintojen menettely: kaikki halukkaat voivat tarjota. Näin kulkee prosessi ja mitä määräaikoja tarjoajan pitää noudattaa.
Tarjouspyyntö
Tarjouspyyntö on asiakirja, jolla hankintayksikkö pyytää tarjouksia. Katso, mistä osista se koostuu ja mihin kohtiin tarjoajan kannattaa keskittyä.
Tarjousten vertailu
Miten tarjousten vertailu toteutetaan julkisissa hankinnoissa? Lue, miten hankintayksikkö pisteyttää tarjoukset hankintalain 93 §:n mukaisesti.
Haavi seuraa julkisia hankintoja puolestasi
Tekoälypohjainen hankintamonitorointi löytää yrityksellesi sopivat kilpailutukset automaattisesti.