Dynaaminen hankintajärjestelmä
Dynaaminen hankintajärjestelmä on täysin sähköinen hankintamenettely, joka on avoinna uusille toimittajille koko kestonsa ajan. Se eroaa puitejärjestelystä juuri tässä avoimuudessa — puitejärjestelyyn ei voi ottaa uusia toimittajia sen perustamisen jälkeen, kun taas dynaamiseen hankintajärjestelmään voi liittyä milloin tahansa. Menettely soveltuu erityisesti toistuviin ja vakiomuotoisiin hankintoihin, kuten tavarahankintoihin, kuljetuspalveluihin ja ruokapalveluihin. Suomessa dynaamisen hankintajärjestelmän käyttö on yleistynyt viime vuosina erityisesti kunta-alalla ja oppilaitoksissa. Hankinta-ammattilaisille järjestelmä tarjoaa mielenkiintoisen vaihtoehdon, koska se yhdistää puitejärjestelyn tehokkuuden avoimen kilpailun periaatteeseen. Tarjoajan näkökulmasta dynaaminen hankintajärjestelmä on houkutteleva, koska siihen voi hakea mukaan milloin tahansa eikä alkuperäistä kilpailutusta tarvitse seurata reaaliaikaisesti. Dynaamisen hankintajärjestelmän suosio on kasvanut viime vuosina erityisesti kuntasektorilla. Se soveltuu erinomaisesti hankintoihin, joissa markkinat kehittyvät nopeasti ja uusia toimittajia tulee jatkuvasti. Toisin kuin puitejärjestelyssä, dynaamiseen hankintajärjestelmään voi liittyä uusia toimittajia koko sen voimassaoloajan, mikä parantaa kilpailua ja innovaatiota. EU:n hankintadirektiivi edellyttää, että dynaaminen hankintajärjestelmä toteutetaan kokonaan sähköisesti.
Määritelmä
Dynaaminen hankintajärjestelmä on hankintalain (1397/2016) 49 §:ssä säädetty täysin sähköinen hankintamenettely, jossa kaikki soveltuvuusvaatimukset täyttävät toimittajat voivat liittyä järjestelmään sen koko keston ajan. Järjestelmä perustetaan noudattaen avoimen menettelyn sääntöjä: hankintayksikkö julkaisee hankintailmoituksen Hilmassa ja TED-tietokannassa, jossa se kuvaa järjestelmän kohteen, soveltuvuusvaatimukset ja suunnitellun keston. Toimittajat jättävät alustavat tarjoukset eli osallistumishakemukset, joiden perusteella hankintayksikkö arvioi niiden soveltuvuuden. Hyväksytyt toimittajat pääsevät järjestelmään. Yksittäiset hankinnat tehdään järjestelmään hyväksyttyjen toimittajien kesken kevennetyllä kilpailutuksella — hankintayksikkö lähettää tarjouspyynnön kaikille järjestelmään hyväksytyille toimittajille, jotka jättävät tarjoukset. Toisin kuin puitejärjestelylle, dynaamiselle hankintajärjestelmälle ei ole säädetty enimmäiskestoa, mutta hankintayksikön on ilmoitettava järjestelmän suunniteltu kesto hankintailmoituksessa. Hankintayksikön on arvioitava uudet osallistumishakemukset viimeistään kymmenen työpäivän kuluessa niiden vastaanottamisesta. Dynaamisen hankintajärjestelmän perustaminen ja ylläpito tapahtuvat kokonaan sähköisesti. Hankintayksikkö julkaisee hankintailmoituksen, jossa se ilmoittaa järjestelmän perustamisesta ja soveltuvuusvaatimuksista. Jokainen yksittäinen hankinta toteutetaan kevennetyllä kilpailutuksella, jossa kaikille järjestelmään hyväksytyille toimittajille annetaan mahdollisuus jättää tarjous. Hankintayksikkö ei saa rajoittaa järjestelmään hyväksyttävien toimittajien määrää eikä asettaa kohtuuttomia liittymisvaatimuksia. Järjestelmän kestoa ei ole rajoitettu laissa, toisin kuin puitejärjestelyn neljän vuoden enimmäiskestoa.
Käytännön esimerkki
Yliopisto perustaa dynaamisen hankintajärjestelmän tutkimuslaitteiden ja laboratoriotarvikkeiden hankintaan. Järjestelmän ennakoitu kokonaisarvo on 3 miljoonaa euroa, ja se on suunniteltu olemaan voimassa viisi vuotta. Hankintailmoitus julkaistaan Hilmassa ja TED-tietokannassa. Ensimmäisen kuukauden aikana 15 laitetoimittajaa jättää osallistumishakemuksen ja hyväksytään järjestelmään. Kun yliopiston tutkimusryhmä tarvitsee uuden spektrometrin (arvo 120 000 euroa), se järjestää kevennetyn kilpailutuksen lähettämällä tarjouspyynnön kaikille 15 hyväksytylle toimittajalle. Kahdeksan toimittajaa jättää tarjouksen, ja paras valitaan hinta-laatusuhteen perusteella. Puoli vuotta myöhemmin uusi laitetoimittaja hakee mukaan järjestelmään, täyttää soveltuvuusvaatimukset ja pääsee mukaan tuleviin kilpailutuksiin — tämä ei olisi mahdollista puitejärjestelyssä. Järjestelmän perustamisen jälkeen kaupunki tekee yksittäisiä hankintoja lähettämällä tarjouspyynnön kaikille järjestelmään hyväksytyille toimittajille. Tarjousaika on vähintään 10 päivää. Uusia toimittajia liittyy järjestelmään jatkuvasti: hankintayksikkö käsittelee uudet liittymishakemukset 10 työpäivän kuluessa. Kahden ensimmäisen vuoden aikana järjestelmään on liittynyt 15 toimittajaa, mikä on parantanut kilpailua merkittävästi alkuperäiseen kahdeksaan toimittajaan verrattuna.
Yleinen virhe
Tarjoajat sekoittavat dynaamisen hankintajärjestelmän puitejärjestelyyn ja olettavat, että molempiin liittyvät samat säännöt. Keskeisin ero on, että dynaamiseen hankintajärjestelmään voi liittyä uusia toimittajia koko sen keston ajan, kun taas puitejärjestely on suljettu perustamisen jälkeen. Toinen yleinen virhe on olettaa, että järjestelmään hyväksyminen takaa tilauksia — kuten puitejärjestelyssä, yksittäiset hankinnat edellyttävät kevennettyä kilpailutusta järjestelmään hyväksyttyjen toimittajien kesken. Tarjoajan kannattaa seurata aktiivisesti järjestelmän sisäisiä kilpailutuksia ja jättää tarjous jokaiseen relevanttiin kilpailutukseen. Toinen tyypillinen virhe on uusien liittymishakemusten käsittelyn laiminlyönti tai viivästyttäminen. Hankintalaki edellyttää, että hankintayksikkö käsittelee hakemukset 10 työpäivän kuluessa niiden vastaanottamisesta. Kolmas virhe on dynaamisen hankintajärjestelmän sekoittaminen puitejärjestelyyn — näillä on oleellisia eroja erityisesti avoimuuden ja uusien toimittajien liittymismahdollisuuden osalta.
Usein kysytyt kysymykset
Miten dynaaminen hankintajärjestelmä eroaa puitejärjestelystä?
Dynaamiseen hankintajärjestelmään voi liittyä uusia toimittajia koko järjestelmän keston ajan, kun taas puitejärjestelyyn ei voi ottaa uusia toimittajia sen perustamisen jälkeen. Lisäksi dynaaminen hankintajärjestelmä on aina täysin sähköinen, ja se perustetaan avoimen menettelyn sääntöjä noudattaen. Puitejärjestelyn kesto on pääsääntöisesti enintään neljä vuotta, kun taas dynaamiselle hankintajärjestelmälle ei ole enimmäiskestoa. Käytännössä dynaaminen hankintajärjestelmä soveltuu paremmin markkinoille, joilla toimittajakenttä muuttuu nopeasti tai joilla halutaan varmistaa jatkuva kilpailu. Puitejärjestely on puolestaan tehokkaampi silloin, kun toimittajakenttä on vakiintunut ja halutaan yksinkertainen tilausmekanismi. Keskeisin ero on avoimuudessa: puitejärjestely sulkeutuu kilpailutusvaiheen jälkeen, kun taas dynaamiseen hankintajärjestelmään voi liittyä uusia toimittajia milloin tahansa. Puitejärjestelyn kesto on pääsääntöisesti enintään neljä vuotta, kun taas dynaamisen hankintajärjestelmän kestoa ei ole rajoitettu. Puitejärjestely soveltuu paremmin vakiintuneille markkinoille, dynaaminen hankintajärjestelmä kehittyville markkinoille.
Voiko dynaaminen hankintajärjestelmä kestää yli neljä vuotta?
Kyllä. Toisin kuin puitejärjestelylle, dynaamiselle hankintajärjestelmälle ei ole säädetty enimmäiskestoa hankintalain 49 §:ssä. Hankintayksikön on kuitenkin ilmoitettava järjestelmän suunniteltu kesto hankintailmoituksessa. Käytännössä dynaamiset hankintajärjestelmät perustetaan yleensä 4–10 vuoden ajaksi. Pitkä kesto on järkevä, koska järjestelmän perustaminen vaatii hallinnollista työtä ja koska uudet toimittajat voivat liittyä milloin tahansa, jolloin kilpailun avoimuus säilyy. Jos hankintayksikkö haluaa päättää järjestelmän ennen suunniteltua päättymispäivää, sen on ilmoitettava asiasta hankintailmoituksella. Liittymishakemus käsitellään soveltuvuusvaatimusten perusteella, ja hankintayksikkö ilmoittaa hakijalle päätöksestä 10 työpäivän kuluessa. Hylätyllä hakijalla on oikeus saada perusteltu päätös ja hakea muutosta markkinaoikeudesta. Liittyminen ei edellytä tarjouksen jättämistä — toimittaja voi odottaa sopivaa yksittäistä hankintaa. Käytännössä dynaaminen hankintajärjestelmä soveltuu erityisesti hankintoihin, joissa tuotteet tai palvelut ovat riittävän standardoituja kevennettyä kilpailutusta varten, mutta markkinat kehittyvät niin nopeasti, ettei puitejärjestelyn suljettu malli ole tarkoituksenmukainen. Esimerkkejä ovat tietotekniikkahankinnat ja konsulttipalvelut.
Liittyvät käsitteet
Avoin menettely
Avoin menettely on yleisin julkisten hankintojen menettely: kaikki halukkaat voivat tarjota. Näin kulkee prosessi ja mitä määräaikoja tarjoajan pitää noudattaa.
Puitejärjestely
Puitejärjestely on sopimus yhden tai useamman toimittajan kanssa tulevista hankinnoista. Lue, miten puitejärjestely toimii ja miten siihen pääsee mukaan.
HILMA
Hilma on Suomen virallinen ilmoituskanava julkisille hankinnoille. Opas kertoo, miten haet ja seuraat kilpailutuksia ja luot itsellesi hakuvahdin.
Haavi seuraa julkisia hankintoja puolestasi
Tekoälypohjainen hankintamonitorointi löytää yrityksellesi sopivat kilpailutukset automaattisesti.