Kilpailullinen neuvottelumenettely
Kilpailullinen neuvottelumenettely on hankintamenettely, jossa hankintayksikkö käy strukturoidun vuoropuhelun esivalittujen ehdokkaiden kanssa löytääkseen parhaan ratkaisun tarpeisiinsa. Menettely soveltuu erityisesti monimutkaisiin hankintoihin, joissa hankintayksikkö ei pysty etukäteen määrittelemään teknistä ratkaisua, rahoitusmallia tai oikeudellista muotoa riittävän tarkasti. Kilpailullinen neuvottelumenettely eroaa tavallisesta neuvottelumenettelystä erillisen vuoropuheluvaiheen ansiosta, jossa hankintayksikkö ja ehdokkaat yhdessä kehittävät ratkaisuvaihtoehtoja ennen lopullisten tarjousten jättämistä. Suomessa menettely on suhteellisen harvinainen — sitä käytetään pääasiassa suurissa infrastruktuurihankkeissa, PPP-hankkeissa (Public-Private Partnership) ja laajoissa tietojärjestelmähankinnoissa. Hankinta-ammattilaiselle menettelyn tunteminen on tärkeää, koska se tarjoaa mahdollisuuden kehittää innovatiivisia ratkaisuja yhdessä hankintayksikön kanssa. Kilpailullinen neuvottelumenettely soveltuu erityisesti laajoihin infrastruktuurihankkeisiin, julkisen ja yksityisen sektorin yhteistyöhankkeisiin ja innovatiivisiin palveluhankintoihin. Menettelyn etuna on, että hankintayksikkö saa laajan näkemyksen markkinoilla tarjolla olevista ratkaisuista ennen lopullisen tarjouspyynnön laatimista. EU:n hankintadirektiivi tunnistaa kilpailullisen neuvottelumenettelyn omana menettelytyyppinään, ja sen käyttö edellyttää samoja perusteita kuin neuvottelumenettelyn.
Määritelmä
Kilpailullinen neuvottelumenettely on hankintalain (1397/2016) 36 §:ssä säädetty hankintamenettely, joka on tarkoitettu erityisen monimutkaisiin hankintoihin. Menettely koostuu kolmesta päävaiheesta: osallistumishakemusvaihe, vuoropuheluvaihe ja tarjousvaihe. Osallistumishakemusvaiheessa kaikki halukkaat toimittajat voivat ilmoittaa kiinnostuksensa, ja hankintayksikkö valitsee vähintään kolme soveltuvuusvaatimukset täyttävää ehdokasta vuoropuheluun. Vuoropuheluvaiheessa hankintayksikkö käy ehdokkaiden kanssa erillisiä, luottamuksellisia keskusteluja hankinnan teknisistä, taloudellisista ja oikeudellisista ehdoista. Vuoropuhelun tarkoituksena on tunnistaa ja määritellä keinot, joilla hankintayksikön tarpeet voidaan parhaiten täyttää. Hankintayksikkö ei saa paljastaa ehdokkaan luottamuksellisia tietoja muille ehdokkaille ilman kyseisen ehdokkaan lupaa. Vuoropuhelun päätyttyä hankintayksikkö ilmoittaa ehdokkaille ja pyytää jättämään lopulliset tarjoukset. Menettelyä voidaan käyttää samoilla edellytyksillä kuin neuvottelumenettelyä, eli hankintalain 34 §:n 2 momentin mukaisesti. Neuvotteluvaiheessa hankintayksikkö keskustelee kunkin ehdokkaan kanssa erikseen ja luottamuksellisesti tämän ratkaisuehdotuksesta. Neuvottelujen tarkoituksena on tunnistaa ja määritellä keinot, joilla hankintayksikön tarpeet voidaan parhaiten täyttää. Hankintayksikkö ei saa paljastaa muille ehdokkaille toisen ehdokkaan esittämiä ratkaisuja tai luottamuksellisia tietoja ilman kyseisen ehdokkaan suostumusta. Neuvotteluvaiheen jälkeen hankintayksikkö vahvistaa lopullisen tarjouspyynnön ja pyytää jäljellä olevilta ehdokkailta lopulliset tarjoukset. Lopullisista tarjouksista ei enää neuvotella, mutta hankintayksikkö voi pyytää täsmennyksiä ja täydennyksiä.
Käytännön esimerkki
Suuri kaupunki suunnittelee laajaa joukkoliikennehanketta, jonka ennakoitu arvo on 150 miljoonaa euroa ja jonka tekninen toteutustapa, rahoitusmalli ja vastuunjako ovat avoimia. Kaupunki käynnistää kilpailullisen neuvottelumenettelyn ja julkaisee hankintailmoituksen Hilmassa ja TED-tietokannassa. Kuusi konsortiota jättää osallistumishakemuksen, joista kolme parasta kutsutaan vuoropuheluun referenssien ja taloudellisen suorituskyvyn perusteella. Vuoropuheluvaihe kestää kuusi kuukautta ja sisältää neljä erillistä vuoropuhelukierrosta, joissa kukin konsortio esittää vaihtoehtoisia ratkaisuja. Vuoropuhelussa käsitellään raitiotiejärjestelmän teknistä toteutusta, elinkaarivastuun jakautumista, rahoitusmallia ja riskien hallintaa. Vuoropuhelun päätyttyä ehdokkaat jättävät lopulliset tarjoukset, jotka arvioidaan kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Neuvotteluvaihe kestää noin neljä kuukautta, jonka aikana jokainen ehdokas esittelee ratkaisuehdotuksensa ja käy läpi teknisiä, kaupallisia ja juridisia yksityiskohtia hankintayksikön kanssa. Neuvottelukierroksia järjestetään kolme, ja jokaisen kierroksen jälkeen hankintayksikkö tarkentaa vaatimuksiaan. Lopullisen tarjouspyynnön perusteella jätetyt tarjoukset arvioidaan kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Voittajan kanssa allekirjoitetaan pitkäaikainen kumppanuussopimus.
Yleinen virhe
Tarjoajat saattavat paljastaa vuoropuhelussa liikaa omasta ratkaisustaan ja innovaatioistaan, mikä voi heikentää heidän kilpailuetuaan. Vaikka hankintalain 36 § edellyttää, että hankintayksikkö ei jaa ehdokkaan luottamuksellisia tietoja muille ehdokkaille ilman lupaa, ehdokkaan on itse oltava aktiivinen luottamuksellisuuden suojaamisessa. Käytännössä tarjoajan kannattaa merkitä selkeästi, mitkä tiedot ovat luottamuksellisia, ja pohtia huolellisesti, mitä tietoja jakaa kussakin vuoropuheluvaiheessa. Toinen yleinen virhe on panostaa liikaa vuoropuheluvaiheeseen ja aliarvioida lopullisen tarjouksen merkitys — lopullinen hankintapäätös tehdään aina tarjousten, ei vuoropuhelun perusteella. Toinen yleinen virhe on neuvotteluvaiheen aliresursointi tarjoajan puolelta. Kilpailullinen neuvottelumenettely vaatii merkittävää panostusta ratkaisuehdotuksen kehittämiseen, ja tarjoajan on varattava riittävästi asiantuntijaresursseja useille neuvottelukierroksille. Hankintayksikön puolella virhe on usein se, ettei neuvotteluvaiheen luottamuksellisuutta noudateta riittävän tarkasti. Kolmas tyypillinen virhe on liian suppean tarjoajaryhmän kutsuminen vuoropuheluun. Jos hankintayksikkö kutsuu vuoropuheluun vain kaksi tarjoajaa, kilpailutilanne heikkenee ja lopulliset tarjoukset eivät välttämättä ole kustannustehokkaita. Hankintalain mukaan vuoropuheluun on kutsuttava vähintään kolme ehdokasta.
Usein kysytyt kysymykset
Miten kilpailullinen neuvottelumenettely eroaa tavallisesta neuvottelumenettelystä?
Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä käydään erillinen vuoropuheluvaihe, jossa ratkaisua kehitetään yhdessä ehdokkaiden kanssa ennen varsinaista tarjousvaihetta. Vuoropuhelussa hankintayksikkö ja kukin ehdokas keskustelevat erikseen hankinnan toteutusvaihtoehdoista. Tavallisessa neuvottelumenettelyssä ehdokkaat jättävät alustavat tarjoukset, joiden pohjalta käydään neuvotteluja ilman erillistä vuoropuheluvaihetta. Käytännössä kilpailullinen neuvottelumenettely on joustavampi ja soveltuu paremmin hankintoihin, joissa ratkaisumalli on kokonaan avoin, kun taas tavallinen neuvottelumenettely sopii tilanteisiin, joissa hankintayksikkö pystyy määrittelemään hankinnan kohteen ainakin alustavasti. Kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä neuvottelut käydään ratkaisuvaihtoehdoista ja niiden kehittämisestä, kun taas tavallisessa neuvottelumenettelyssä neuvotellaan suoraan tarjousten sisällöstä. Kilpailullinen neuvottelumenettely sopii paremmin tilanteisiin, joissa hankintayksikkö ei tiedä etukäteen parasta teknistä tai kaupallista ratkaisua.
Milloin kilpailullista neuvottelumenettelyä voi käyttää?
Menettelyä voi käyttää hankintalain 34 §:n 2 momentin mukaisesti samoilla edellytyksillä kuin neuvottelumenettelyä. Tyypillisimmin sitä käytetään, kun hankinta on erityisen monimutkainen eikä hankintayksikkö pysty ennalta määrittelemään teknistä ratkaisua, oikeudellista muotoa tai rahoitusmallia riittävän tarkasti. Menettely soveltuu erityisesti PPP-hankkeisiin, laajoihin infrastruktuurihankkeisiin ja monimutkaisiin tietojärjestelmähankintoihin. Käytännössä hankintayksikön on perusteltava menettelyn valinta ja dokumentoitava, miksi avoin tai rajoitettu menettely ei sovellu kyseiseen hankintaan. Menettely on hallinnollisesti raskas, joten sitä käytetään yleensä vain merkittävissä, yli miljoonan euron hankinnoissa. Korvaus on erityisen tärkeää silloin, kun neuvotteluvaihe kestää pitkään ja ehdokkailta edellytetään yksityiskohtaisten ratkaisuehdotusten laatimista. Korvauksen suuruus ja maksuperusteet on ilmoitettava hankintailmoituksessa etukäteen, jotta ehdokkaat voivat arvioida osallistumisen kannattavuuden. Menettelyn kokonaiskesto vaihtelee tyypillisesti 6–18 kuukauden välillä hankinnan laajuudesta ja monimutkaisuudesta riippuen. Suurissa infrastruktuurihankkeissa kesto voi olla jopa kaksi vuotta. Hankintayksikön on varauduttava pitkään prosessiin ja resursoitava hankinnan valmistelu riittävästi.
Aiheeseen liittyvät oppaat
Julkiset hankinnat: Tarjoajan kokonaisopas
Hankintalaki pähkinänkuoressa: menettelyt, kynnysarvot 2026, soveltuvuusvaatimukset ja tarjoajan oikeussuojakeinot. Käytännön opas suomalaiselle yritykselle.
Lue opasEU-hankinnat: Opas rajat ylittävään tarjoamiseen
EU-hankinnat 2026: TED-portaali, kynnysarvot (143 k€ / 221 k€ / 5,538 M€), ESPD ja maakohtaiset erityispiirteet suomalaiselle tarjoajalle.
Lue opasLiittyvät käsitteet
Neuvottelumenettely
Neuvottelumenettely mahdollistaa tarjousten kehittämisen neuvottelujen kautta. Lue, milloin menettelyä saa käyttää ja miten tarjoaja valmistautuu.
Soveltuvuusvaatimus
Soveltuvuusvaatimukset ovat edellytyksiä, jotka tarjoajan on täytettävä voidakseen osallistua julkiseen hankintaan. Lue hankintalain 83 §:n mukaiset vaatimukset.
Kokonaistaloudellinen edullisuus
Kokonaistaloudellinen edullisuus (MEAT) vertaa tarjouksia hinnan ja laadun yhdistelmänä. Näin pisteytys rakennetaan hankintalain 93 §:n mukaan.
Haavi seuraa julkisia hankintoja puolestasi
Tekoälypohjainen hankintamonitorointi löytää yrityksellesi sopivat kilpailutukset automaattisesti.