Neuvottelumenettely
Neuvottelumenettely on hankintamenettely, joka mahdollistaa sen, että hankintayksikkö neuvottelee valittujen ehdokkaiden kanssa hankinnan ehdoista ja ratkaisuvaihtoehdoista. Menettelyä saa käyttää vain hankintalain erikseen määrittelemissä tilanteissa, kuten silloin kun hankinnan luonne edellyttää räätälöintiä tai kun aiempi avoin tai rajoitettu menettely ei ole tuottanut soveltuvia tarjouksia. Neuvottelumenettely on erityisen tärkeä hankinta-ammattilaisille, koska se tarjoaa joustavuutta monimutkaisissa hankinnoissa, joissa hankinnan kohdetta ei voida määritellä yksiselitteisesti etukäteen. Suomessa neuvottelumenettelyä käytetään erityisesti ICT-hankinnoissa, sosiaali- ja terveyspalveluissa sekä rakennusurakoissa, joissa räätälöinti on välttämätöntä. Menettely on kasvattanut suosiotaan viime vuosina, ja sen osuus EU-kynnysarvon ylittävistä hankinnoista on arviolta noin 10–15 prosenttia. Neuvottelumenettely on erityisen arvokas monimutkaisissa palveluhankinnoissa, joissa lopullinen ratkaisu syntyy vuoropuhelun kautta. Se mahdollistaa innovatiivisten ratkaisujen löytämisen ja vähentää riskiä siitä, että hankintayksikkö saa tarjouksia, jotka eivät vastaa sen todellisia tarpeita. EU:n hankintadirektiivi (2014/24/EU) laajensi neuvottelumenettelyn käyttömahdollisuuksia vuoden 2016 hankintalain uudistuksessa.
Määritelmä
Neuvottelumenettely on hankintalain (1397/2016) 34 §:ssä säädetty hankintamenettely, jossa hankintayksikkö neuvottelee esivalittujen ehdokkaiden kanssa kehittääkseen yhden tai useamman ratkaisun, joka vastaa sen tarpeita. Menettely alkaa osallistumishakemusvaiheella, jossa kaikki halukkaat toimittajat voivat ilmoittaa kiinnostuksensa. Hankintayksikkö valitsee vähintään kolme soveltuvuusvaatimukset täyttävää ehdokasta neuvotteluihin. Ehdokkaat jättävät alustavat tarjoukset, jotka toimivat neuvottelujen pohjana. Neuvotteluja voidaan käydä useammalla kierroksella, ja hankintayksikkö voi vähentää ehdokkaiden määrää kierrosten välillä ilmoittamiensa perusteiden mukaisesti. Neuvottelujen aikana hankintayksikkö ei saa muuttaa hankintailmoituksessa asetettuja vähimmäisvaatimuksia tai vertailuperusteita. Neuvottelujen päätyttyä ehdokkaat jättävät lopulliset tarjoukset, jotka arvioidaan ilmoitettujen vertailuperusteiden mukaisesti. Menettelyä voidaan käyttää hankintalain 34 §:n 2 momentin mukaisesti muun muassa silloin, kun hankinta edellyttää suunnittelua tai innovatiivisia ratkaisuja, kun hankinnan luonnetta ei voida riittävän tarkasti määritellä ilman neuvotteluja, tai kun aiemmassa avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä on saatu vain tarjouspyynnön vastaisia tarjouksia. Neuvotteluissa hankintayksikkö voi käsitellä tarjousten teknisiä, kaupallisia ja oikeudellisia näkökohtia. Neuvottelut voidaan jakaa useisiin kierroksiin, ja hankintayksikkö voi karsia ehdokkaita kierrosten välissä ennalta ilmoitettujen vertailuperusteiden mukaisesti. Neuvotteluista on pidettävä pöytäkirjaa, ja kaikille tarjoajille on tarjottava tasapuoliset mahdollisuudet esittää näkemyksiään. Neuvottelujen päätyttyä hankintayksikkö pyytää lopulliset tarjoukset, joiden perusteella hankintapäätös tehdään. Lopullisia tarjouksia ei enää saa neuvotella.
Käytännön esimerkki
Sairaanhoitopiiri tarvitsee räätälöidyn potilastietojärjestelmän, jonka ennakoitu arvo on 5 miljoonaa euroa viiden vuoden sopimuskaudelle. Koska mikään markkinoilla oleva valmisratkaisu ei sovellu sellaisenaan sairaanhoitopiirin tarpeisiin, hankintayksikkö päättää käyttää neuvottelumenettelyä. Hankintailmoitus julkaistaan Hilmassa ja TED-tietokannassa. Kahdeksan yritystä jättää osallistumishakemuksen, joista viisi täyttää soveltuvuusvaatimukset. Kolme parasta ehdokasta kutsutaan neuvotteluihin referenssien ja avainhenkilöiden pätevyyden perusteella. Ehdokkaat jättävät alustavat tarjoukset, joiden pohjalta käydään kolme neuvottelukierrosta noin neljän kuukauden aikana. Neuvotteluissa tarkennetaan teknistä arkkitehtuuria, integraatiorajapintoja, käyttöönottoaikataulua ja hinnoittelumallia. Neuvottelujen jälkeen ehdokkaat jättävät lopulliset tarjoukset, joista paras valitaan kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella. Neuvottelukierroksia järjestetään kolme, ja jokaisen kierroksen jälkeen hankintayksikkö tarkentaa vaatimuksiaan tarjoajilta saatujen ratkaisuehdotusten perusteella. Ensimmäisellä kierroksella käsitellään tekniset ratkaisuvaihtoehdot, toisella sopimusehdot ja palvelutasot ja kolmannella hinnoittelumallit. Viimeisen neuvottelukierroksen jälkeen jäljellä olevat kolme tarjoajaa jättävät lopulliset tarjoukset, jotka arvioidaan ilmoitettujen vertailuperusteiden mukaisesti.
Yleinen virhe
Tarjoajat saattavat olettaa, että kaikki hankinnan osa-alueet ovat vapaasti neuvoteltavissa ja että hankintayksikkö voi joustavasti muuttaa vaatimuksia neuvottelujen edetessä. Hankintayksikön on kuitenkin määriteltävä vähimmäisvaatimukset ja vertailuperusteet etukäteen, eikä näitä saa muuttaa neuvottelujen aikana. Tämä virhe johtaa siihen, että tarjoaja panostaa neuvotteluissa vääriin asioihin eikä keskity ratkaisemaan todellisia haasteita. Neuvottelumenettelyyn osallistuvan tarjoajan kannattaa perehtyä huolellisesti hankintailmoitukseen ja ymmärtää, mitkä asiat ovat neuvoteltavissa ja mitkä eivät. Toinen tyypillinen virhe on olettaa, että neuvottelumenettely tarkoittaa vapaamuotoista keskustelua ilman sääntöjä. Todellisuudessa menettelyyn sovelletaan tiukkoja tasapuolisuus- ja syrjimättömyysvaatimuksia. Hankintayksikkö ei saa paljastaa yhden tarjoajan ratkaisuja toisille tarjoajille ilman lupaa. Neuvottelupöytäkirjat ovat julkisia hankintapäätöksen jälkeen.
Usein kysytyt kysymykset
Milloin hankintayksikkö saa käyttää neuvottelumenettelyä?
Neuvottelumenettelyä saa käyttää hankintalain 34 §:n 2 momentin mukaisesti muun muassa silloin, kun hankinnan luonne edellyttää räätälöintiä eikä sitä voida toteuttaa ilman markkinoilla saatavilla olevien ratkaisujen mukauttamista. Menettely on sallittu myös, kun hankinta sisältää suunnittelua tai innovatiivisia ratkaisuja, tai kun hankintayksikkö ei pysty riittävän tarkasti määrittelemään teknisiä eritelmiä standardien tai yhteisten määrittelyjen avulla. Lisäksi neuvottelumenettelyä voidaan käyttää, kun aiemmassa avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä on saatu vain tarjouspyynnön vastaisia tai muutoin soveltumattomia tarjouksia. Perusteluvelvollisuus on hankintayksiköllä, ja valitun menettelyn edellytykset on dokumentoitava huolellisesti. Käytännössä yleisin peruste on hankinnan monimutkaisuus: esimerkiksi räätälöidyt tietojärjestelmähankinnat, joissa teknistä ratkaisua ei voida määritellä etukäteen. Myös aiemman avoimen menettelyn epäonnistuminen voi oikeuttaa neuvottelumenettelyn käytön, jos saadut tarjoukset eivät täyttäneet tarjouspyynnön vaatimuksia.
Montako ehdokasta neuvottelumenettelyyn on kutsuttava?
Hankintalain 34 §:n mukaan hankintayksikön on kutsuttava vähintään kolme soveltuvuusvaatimukset täyttävää ehdokasta neuvotteluihin. Jos soveltuvia ehdokkaita on vähemmän kuin kolme, hankintayksikkö voi jatkaa menettelyä heidän kanssaan edellyttäen, että aito kilpailu on mahdollista varmistaa. Hankintayksikkö voi myös asettaa kutsuttavien enimmäismäärän, joka on ilmoitettava hankintailmoituksessa. Käytännössä hankintayksiköt kutsuvat yleensä 3–5 ehdokasta, koska neuvottelujen käyminen usean ehdokkaan kanssa on hallinnollisesti raskas prosessi. Ehdokkaiden määrää voidaan vähentää neuvottelukierrosten välillä. Neuvottelukierrosten määrä riippuu hankinnan monimutkaisuudesta. Yksinkertaisemmissa hankinnoissa yksi kierros voi riittää, kun taas laajoissa tietojärjestelmähankinnoissa kierroksia voi olla kolme tai enemmän. Hankintayksikön on varattava riittävästi aikaa neuvotteluille ja niiden dokumentoinnille.
Voiko hankintayksikkö muuttaa vähimmäisvaatimuksia neuvottelujen aikana?
Ei. Hankintailmoituksessa tai tarjouspyynnössä asetettuja vähimmäisvaatimuksia ja vertailuperusteita ei saa muuttaa neuvottelujen kuluessa. Tämä on yksi neuvottelumenettelyn keskeisimmistä rajoituksista ja suojaa tarjoajien tasapuolista kohtelua. Hankintayksikkö voi kuitenkin tarkentaa ja täsmentää muita hankinnan ehtoja, kuten teknisiä yksityiskohtia, aikatauluja ja hinnoittelumalleja. Jos vähimmäisvaatimuksia muutettaisiin neuvottelujen aikana, se voisi asettaa ehdokkaat eriarvoiseen asemaan ja johtaa hankintapäätöksen kumoamiseen markkinaoikeudessa. Poikkeuksena on tilanne, jossa neuvottelumenettelyn käyttöperuste on nimenomaan se, ettei aiemmassa avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä saatu soveltuvia tarjouksia. Tällöin alkuperäisiä tarjouspyynnön ehtoja ei saa olennaisesti muuttaa neuvottelumenettelyssä.
Aiheeseen liittyvät oppaat
Julkiset hankinnat: Tarjoajan kokonaisopas
Hankintalaki pähkinänkuoressa: menettelyt, kynnysarvot 2026, soveltuvuusvaatimukset ja tarjoajan oikeussuojakeinot. Käytännön opas suomalaiselle yritykselle.
Lue opasMarkkinavuoropuhelu: strategia tarjoajalle
Markkinavuoropuhelu hankintalain 65 §:n mukaisesti: milloin kannattaa osallistua, mitä kysyä ja miten vaikuttaa tulevan tarjouspyynnön vaatimuksiin.
Lue opasLiittyvät käsitteet
Rajoitettu menettely
Rajoitettu menettely on kaksivaiheinen hankintamenettely, jossa tarjoajat esivalitaan ennen tarjouskilpailua. Lue, miten osallistumishakemus tehdään.
Kilpailullinen neuvottelumenettely
Kilpailullinen neuvottelumenettely on hankintamenettely, jossa hankintayksikkö käy vuoropuhelua ehdokkaiden kanssa parhaan ratkaisun löytämiseksi.
Tarjouspyyntö
Tarjouspyyntö on asiakirja, jolla hankintayksikkö pyytää tarjouksia. Katso, mistä osista se koostuu ja mihin kohtiin tarjoajan kannattaa keskittyä.
Haavi seuraa julkisia hankintoja puolestasi
Tekoälypohjainen hankintamonitorointi löytää yrityksellesi sopivat kilpailutukset automaattisesti.