ESA-toimittajaksi: esa-star-rekisteröinti ja ensimmäinen tarjous käytännössä

ESA:lle tarjoaminen on muodollisempaa kuin useimmat julkiset kilpailutukset, mutta polku on selkeä ja sama kaikille. Se alkaa rekisteröinnistä, ei tarjouspyynnöstä. Suurin osa työstä kannattaa tehdä ennen kuin sopiva kilpailutus on edes julkaistu.

Tämä opas käy läpi käytännön vaiheet rekisteröinnistä sopimukseen. ESA:n hankintasäännöt, menettelyt, maantieteellinen palautuma ja arviointi on kuvattu laajemmin ESA-hankintojen pääoppaassamme.

Rekisteröinti tehdään Doing Business with ESA -portaalin kautta: valitse esa-star Registration ja sieltä New Registration. Järjestelmä tarkistaa ensin, onko organisaatiosi jo rekisteröity. Jos on, käyttäjätunnukset saa oman organisaation Entity Administratorilta, ei ESA:lta. Rekisteröidyt organisaatiot voi tarkistaa myös ESA Entities Directory -hakemistosta.

Tasoja on kaksi. Kevyessä rekisteröinnissä (Light) annetaan organisaation perustiedot. ESA tarkastaa ne ja antaa organisaatiolle tunnisteen, Entity Coden, joka merkitään tarjouksen saatekirjeeseen. Täydessä rekisteröinnissä (Full) täytetään koko kyselylomake, ja sen on oltava hyväksytty ennen sopimuksen tekemistä. Tiedot päivitetään 12 kuukauden välein.

Rekisteröinnissä nimetään henkilöt rooleihin. Entity Administrator hallinnoi käyttäjiä ja vastaa tietojen päivityksestä. Bid Manager voi avata tarjouksen työalueen ja jättää tarjouksen. Rooli on järjestelmän käyttöoikeus, ei titteli, ja jonkun on oltava siinä, vaikka yrityksessä ei olisi tarjouspäällikköä.

Ilmoita rekisteröinnissä, jos yritys täyttää EU:n pk-yrityksen määritelmän. Pk-asema avaa pk-yrityksille varatut kilpailutukset ja voi tuoda kevyempiä maksuehtoja, kuten ennakkomaksun.

Kirjautumiseen tarvitaan tunnusten lisäksi sähköpostiin lähetettävä kertakäyttökoodi. Rekisteröitynyt käyttäjä saa esa-starista sähköpostin jokaisesta uudesta julkaisusta, niitä tulee useita päivässä, eikä niitä suodateta yrityksen osaamisen mukaan.

Ensimmäiseksi tarkistetaan kelpoisuus. Kilpailutuksen tiedoista näkyvät maat, joiden toimijat saavat tarjota (Open to Tenderers from), menettely, mahdollinen pk-lauseke (C1–C4) ja määräaika. Jos Suomea ei ole listalla tai lauseke rajaa yrityksesi pois, tarjousta ei kannata aloittaa.

Toiseksi verrataan budjettia omaan ratkaisuun. ESA ilmoittaa yleensä enimmäisbudjetin, ja sen ylittävää tarjousta ei oteta arvioitavaksi. Jos työ ei mahdu budjettiin, ratkaisua on rajattava tai kilpailutus on jätettävä väliin.

Kolmanneksi arvioidaan näyttö. Osa pisteistä annetaan yrityksen ja henkilöstön taustasta ja kokemuksesta juuri tältä alalta. Avaruusalan ulkopuolinen yritys pärjää, kun se osoittaa vastaavan työn muulta toimialalta ja täydentää puuttuvan osaamisen kumppanilla.

Kun päätös tarjota on tehty, ilmaise kiinnostus kilpailutuksen sivun Express Interest -painikkeella. Ilmaisu näkyy muille rekisteröityneille, ja sen voi tehdä myös pelkkänä alihankkijana, mikä auttaa kumppanien löytämisessä. Selvitä samalla Business Finlandista, edellyttääkö ohjelma kansallista puoltoa.

Tarjousta varten tarvitaan kaksi tiimiä. Toinen toteuttaa hankkeen, ja se esitellään tarjouksessa. Toinen kirjoittaa tarjouksen. Pienessä yrityksessä ne ovat samat ihmiset, mutta roolit on silti jaettava: tarjouksen vetäjä (Bid Manager), tekninen vastuuhenkilö, kustannuslaskelman tekijä ja sopimusehdot hyväksyvä allekirjoittaja.

ESA erottaa alihankkijan tavallisesta toimittajasta. Alihankkijaksi katsotaan nyrkkisääntönä toimija, jonka työosuus ylittää 100 000 euroa, jolla on merkittävä osuus immateriaalioikeuksiin tai joka vetää työpakettia. Alihankkija laatii päätarjoajalle oman ESA-muotoisen tarjouksen kustannuslomakkeineen, ja sen osuus lasketaan sen kotimaan palautumaan. Tavallinen toimittaja, esimerkiksi komponenttien myyjä tai testauslaboratorio, hoidetaan yrityksen omilla hankintakäytännöillä ja näkyy kustannuslaskelmassa muina suorina kustannuksina.

Päätarjoaja laatii alihankkijalle oman tarjouspyynnön, jossa on vain tämän osuutta koskevat vaatimukset. Sopimusehdot siirtyvät alihankkijalle sellaisinaan. Epäselvä työnjako näkyy lopullisessa tarjouksessa aukkoina ja ristiriitoina, ja ESA pisteyttää tarjouksen kokonaisuutena.

Työnjako kannattaa sopia ennen tarjouspyynnön julkaisua. Kumppaneita löytää esa-match-palvelusta, kiinnostuksen ilmaisuista ja teollisuuspäiviltä. ESA:n jäsenmaiden ulkopuolinen toimija käy vain poikkeuksellisesti: sen on oltava WTO:n julkisten hankintojen sopimuksen (GPA) osapuolimaasta, osuuden on oltava pieni ja tarve on perusteltava.

ESA määrää tarjouksen rakenteen tarkasti, ja rakenne vaihtelee kilpailutuksittain. Tarjouspyyntö kertoo, mitkä osat vaaditaan ja miten ne ryhmitellään tiedostoiksi. Tyypilliset osat on koottu osion lopun taulukkoon.

Kevennetyssä EXPRO-menettelyssä ESA antaa valmiin tarjouspohjan. Sen rakennetta, otsikoita, marginaaleja tai fonttia ei saa muuttaa, eikä osioita saa poistaa. Jos jokin kohta ei koske tarjoustasi, kirjoita se näkyviin ja perustele.

Kustannukset esitetään ESA:n PSS-lomakkeilla, jotka löytyvät esa-star Publication -portaalin viiteaineistosta. Jokainen tarjoukseen osallistuva organisaatio täyttää ja allekirjoittaa omansa. Työpakettikuvauksille on oma lomakepohjansa. Tuntimäärien on vastattava työpakettien sisältöä, sillä arviointilautakunta tarkistaa juuri tämän.

Pituus ei tuo pisteitä. Ohjeellisesti alle 200 000 euron tarjous on alle 50 sivua ja sitä suurempi alle 75 sivua. Hankehauissa sivuraja on usein 25, eikä sen ylittäviä sivuja lueta.

Kirjoita yksinkertaista ja yksiselitteistä englantia. Useimmat arvioijat lukevat tarjousta toisella kielellään, ja he saavat pisteyttää vain sen, mitä tekstissä sanotaan. Vaatimusten toistaminen ei riitä: kommentoi niitä, nimeä vaikeimmat kohdat ja kerro, miten ratkaiset ne.

ESA:n arviointilautakunta lukee tarjouksen kokonaan ja usean ihmisen voimin. Jos kaksi kohtaa on ristiriidassa, arvioija ei voi tietää, kumpi pitää paikkansa, ja merkitsee kohdan epäselväksi. Suurin osa menetetyistä pisteistä on vältettävissä tarkistamalla tarjous ennen jättämistä.

Avaa tarjouksen työalue (Bidder Restricted Area) heti, kun päätös tarjota on tehty. Se luodaan kilpailutuksen sivulta Publication-portaalissa, ja jokaiselle kilpailutukselle tarvitaan oma. Työalueesta näkee, mihin kohtaan mikin tiedosto ladataan, ja saman kautta jätetään lisäkysymykset ja jatkoaikapyynnöt.

Tiedostot ladataan tavallisina PDF-tiedostoina ilman salasanasuojausta, ja yhden tiedoston enimmäiskoko on 250 megatavua. Saatekirje ja ansioluettelot ladataan erillisinä tiedostoina omiin kohtiinsa. Jättämisen yhteydessä annetaan pakolliset vakuutukset vaatimustenmukaisuudesta ja ehdottomien vaatimusten täyttymisestä.

Latausta kannattaa kokeilla luonnoksella hyvissä ajoin. Tiedostoja voi ladata ja poistaa vapaasti, eikä mitään lähde ESA:lle ennen Submit-painikkeen painamista. Sen jälkeen tarjousta ei voi muuttaa.

Määräajan jälkeen portaali ei ota tarjousta vastaan. Jos järjestelmässä on vikaa, ilmoita siitä esa-starin tukipalveluun ennen määräaikaa. Sopimusvastaavaan ei saa ottaa yhteyttä suoraan.

Parhaan tarjouksen tekijä saa kutsun neuvotteluun. Siinä käydään läpi arviointilautakunnan kirjaamat avoimet kohdat, esimerkiksi maksuerät. Neuvottelu voi olla tunnin puhelu tai useita kokouspäiviä, ja sen pöytäkirjasta voi tulla osa sopimusta. Täyden esa-star-rekisteröinnin on oltava valmis ennen allekirjoitusta. EXPRO-menettelyssä tarjouspyynnön julkaisusta sopimukseen kuluu tyypillisesti kolmesta neljään kuukautta.

Hävinnyt tarjoaja saa hylkäyskirjeen. Pyydä suullinen palaute kymmenen päivän kuluessa. Palautteessa kuulee, mistä pisteet menivät ja miten oma tarjous sijoittui, ja seuraava tarjous on sen ansiosta parempi.

Ensimmäinen tarjous on työläin. Rekisteröinti, lomakkeet, yrityskuvaukset ja ansioluettelot ovat sen jälkeen valmiina, ja seuraavalla kerralla aika menee itse ratkaisuun. Siksi kannattaa tarjota säännöllisesti eikä odottaa täydellistä kilpailutusta.