Asiakirjat ja lomakkeet

ITT ja IITT (Invitation to Tender, Intended Invitation to Tender)

ITT (Invitation to Tender) on Euroopan avaruusjärjestön ESA:n tarjouspyyntö. IITT (Intended Invitation to Tender) on ennakkotieto kilpailutuksesta, jonka ESA aikoo julkaista myöhemmin. Molemmat julkaistaan esa-star Publication -portaalissa, jossa ne näkyvät tiloissa Issued ja Intended.

Määritelmä

ITT koostuu saatekirjeestä (Cover Letter tai Letter of Invitation) ja sen liitteistä: työkuvauksesta (Statement of Work), sopimusluonnoksesta ja tarjousehdoista. Saatekirjeessä ovat kelpoiset maat, enimmäisbudjetti, määräaika, arviointikriteerit painoarvoineen ja ehdottomat vaatimukset (Key Acceptance Factors). Tavallinen tarjousaika on 42 päivää ja kevennetyssä EXPRO-menettelyssä 28 päivää. IITT kertoo tulevasta kilpailutuksesta työn tiivistelmän, hintahaarukan, suunnitellun julkaisuajan ja vastuuyksikön. IITT-vaiheessa ESA:lta saa kysyä vapaasti, ja siihen voi ilmaista kiinnostuksensa. Kun ITT on julkaistu, yhteydenpito sallitaan vain esa-starin virallisina kysymyksinä. ESA käyttää kilpailutuksesta myös yleisnimitystä Tender Action.

Lakiviittaus

ESA:n hankintasäännöt (Contracting Regulations, ESA/REG/001)

Katso Finlexissä

Käytännön esimerkki

Espoolainen sensoriyritys huomaa esa-starissa IITT-ilmoituksen teknologiakehityshankkeesta, joka sopii sen osaamiseen. Julkaisuun on arviolta kolme kuukautta. Yritys ilmaisee kiinnostuksensa, kysyy ESA:n tekniseltä vastuuhenkilöltä hankkeen tavoitteista ja sopii yliopiston tutkimusryhmän kanssa työnjaosta. Kun ITT julkaistaan EXPRO-menettelynä, 28 päivän tarjousaika riittää, koska konsortio ja ratkaisun runko ovat jo valmiina.

Yleinen virhe

Yleinen virhe on reagoida vasta ITT:hen. Silloin konsortion kokoamiseen, kysymyksiin ja tarjouksen kirjoittamiseen on yhteensä neljästä kuuteen viikkoa, eikä ESA:n kanssa voi enää keskustella vapaasti. Toinen virhe on lukea vain työkuvaus: kelpoisuusehdot, budjetti ja ehdottomat vaatimukset ovat saatekirjeessä, ja niiden laiminlyönti johtaa siihen, ettei tarjousta arvioida.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä ITT tarkoittaa?

ITT on lyhenne sanoista Invitation to Tender eli tarjouspyyntö. ESA:n hankinnoissa se tarkoittaa julkaistua kilpailutusta, johon kelpoiset organisaatiot voivat jättää tarjouksen esa-star-järjestelmässä.

Mitä eroa on ITT:llä ja IITT:llä?

IITT (Intended Invitation to Tender) on ennakkotieto tulevasta kilpailutuksesta: siinä on työn tiivistelmä, hintahaarukka ja suunniteltu julkaisuaika, mutta tarjousta ei voi vielä jättää. ITT on varsinainen tarjouspyyntö asiakirjoineen ja määräaikoineen.

Kuinka paljon ennen ITT:tä IITT julkaistaan?

Kiinteää aikaa ei ole. ESA päivittää tulevien kilpailutusten listaa säännöllisesti, ja suunniteltu julkaisuaika näkyy ilmoituksessa. Listaa kannattaa seurata jatkuvasti ja aloittaa valmistelu heti, kun sopiva IITT ilmestyy.

Vastaako ITT hankintalain tarjouspyyntöä?

Tehtävältään vastaa, säännöiltään ei. ITT:hen sovelletaan ESA:n omia hankintasääntöjä eikä hankintalakia. IITT muistuttaa hankintalain ennakkoilmoitusta, mutta ESA:n kilpailutuksia ei julkaista Hilmassa tai TEDissä.

Aiheeseen liittyvät oppaat

ESA-hankinnat: opas Euroopan avaruusjärjestön tarjouskilpailuihin

ESA-hankinnat suomalaiselle yritykselle: esa-star-rekisteröinti, avoin kilpailu ja hankehaut, maantieteellinen palautuma, tarjousajat ja arviointi. Opas Euroopan avaruusjärjestön tarjouskilpailuihin.

Lue opas