Yhteishankinnat: Hansel, yhteishankintayksiköt ja hankintarengas

Yhdessä hankkiminen on hankintalaissa tunnistettu tapa vähentää kilpailuttamisen hallinnollista työtä: hankintayksiköt voivat käyttää yhteishankintayksikön sopimuksia tai toteuttaa hankinnan yhdessä toisten hankintayksiköiden kanssa. Hankinta yhteishankintayksiköltä perustuu hankintalain (1397/2016) 20 §:ään ja muu yhteishankinta, kuten hankintarengas, 21 §:ään.

Tarjoajan kannalta yhteishankinnat ovat kaksiteräinen ilmiö. Yhdellä kilpailutuksella ratkaistaan suuri volyymi: voitto voi avata myynnin kymmenille tai sadoille hankintayksiköille vuosiksi. Vastaavasti häviö sulkee saman oven, ja seuraava mahdollisuus voi tulla vasta sopimuskauden päättyessä usean vuoden kuluttua.

Yhteishankintojen osuus julkisista hankinnoista kasvaa. Sidosyksikkösääntelyn kiristyminen hankintalain uudistuksessa ohjaa hankintayksiköitä etsimään synergiaa nimenomaan yhteishankinnoista, joten tarjoajan kannattaa tuntea niiden pelisäännöt.

Yhteishankintayksikkö on hankintayksikkö, joka on nimenomaisesti perustettu hoitamaan yhteishankintoja: se kilpailuttaa puitejärjestelyjä ja dynaamisia hankintajärjestelmiä omistajilleen tai laissa määritellyille asiakkailleen ja voi lisäksi tarjota hankintojen tukipalveluja. Toiminnan on oltava pysyvää — yksittäinen yhteiskilpailutus ei tee organisaatiosta yhteishankintayksikköä.

Tunnetuin on valtion yhteishankintayksikkö Hansel Oy, jonka asiakkaista on säädetty lailla ja jonka asiakkaita ovat valtionhallinnon lisäksi muun muassa kunnat, hyvinvointialueet ja seurakunnat. Kuntakentässä toimivat esimerkiksi Sarastia ja Sansia sekä alueelliset hankintayksiköt, kuten Pohjois-Karjalan hankintatoimi.

Valtion virastoja ja laitoksia koskee lisäksi yhteishankintavelvoite: tavanomaiset tavarat ja palvelut sekä yhteiset tietojärjestelmät on hankittava Hanselin yhteishankintasopimuksilla, ja poikkeaminen on sallittua vain laissa säädetyin perustein. Tarjoajalle tämä tarkoittaa, että valtiosektorin myynti kulkee näissä tuoteryhmissä käytännössä Hanselin kilpailutusten kautta.

Hankintayksikkö saa käyttää vain sellaista yhteishankintayksikköä, jonka omistaja tai lakisääteinen asiakas se on. Jos yhteishankintayksikön edellytykset eivät täyty, sen sopimuksiin ei voi vedota — vastuu on hankintayksiköllä, mutta epäselvyys heijastuu myös toimittajaan sopimuksen pätevyytenä.

Hanselin sopimustoimittajaksi pääsee vain osallistumalla Hanselin kilpailutuksiin. Tulevat ja käynnissä olevat kilpailutukset julkaistaan Hilmassa ja Hanselin omilla sivuilla, ja Hansel julkaisee myös kilpailutuskalenteria tulevista puitejärjestelyistä. Puitejärjestelyjen sopimuskaudet ovat tyypillisesti nelivuotisia, joten yhden kilpailutuksen missaaminen voi siirtää seuraavaa mahdollisuutta vuosilla.

Puitejärjestelyjen rinnalla Hansel ylläpitää dynaamisia hankintajärjestelmiä, joihin voi hakea mukaan koko järjestelmän voimassaolon ajan. DPS on siksi tarjoajalle joustavin reitti Hanselin asiakkaisiin: soveltuvuusvaatimukset täyttävä yritys hyväksytään järjestelmään, ja varsinaiset hankinnat kilpailutetaan järjestelmän sisällä.

Hanselin kilpailutukset ovat vaativia mutta läpinäkyviä: soveltuvuusvaatimukset, vertailuperusteet ja sopimusehdot ovat huolellisesti valmisteltuja, ja markkinavuoropuheluja järjestetään ennen suuria kilpailutuksia. Osallistu vuoropuheluihin — niissä voi vaikuttaa esimerkiksi osiin jakamiseen, joka ratkaisee pk-yrityksen mahdollisuudet.

Yhteishankintayksikön puitejärjestelyyn hankintayksiköt liittyvät ennakkoon, ja liittyminen sitoo: liittynyt asiakas on lähtökohtaisesti velvollinen tekemään kohteeseen kuuluvat hankintansa puitejärjestelyllä. Tarjouspyynnössä on ilmoitettava puitejärjestelyyn sitoutuneet ja sen käyttöön oikeutetut asiakkaat sekä järjestelyn ennakoitu arvo ja enimmäisarvo.

Tarjoajalle nämä tiedot ovat kilpailutuksen tärkein markkina-analyysi: sitoutuneiden asiakkaiden lista kertoo todellisen myyntipotentiaalin, ja enimmäisarvo kertoo, milloin järjestely lakkaa — kun hankintailmoituksessa ilmoitettu enimmäisarvo tai -määrä täyttyy, puitejärjestelyä ei voi enää käyttää.

Puitejärjestelyn sisällä hankinnat tehdään mallista riippuen suoraan yhdeltä toimittajalta, etusijajärjestyksessä (ranking) tai kevennetyllä kilpailutuksella. Malli selviää tarjouspyynnöstä, ja se ratkaisee, kilpaillaanko asiakkaista vielä sopimuskaudella. Dynaamisessa hankintajärjestelmässä liittyminen on hankintayksiköille kevyempää ja toimittajille avointa koko keston ajan — DPS:n sisäisiin kilpailutuksiin pääsee kuitenkin vain järjestelmään hyväksytty toimittaja, joten hae mukaan heti.

Hankintarengas on hankintayksiköiden keskinäinen yhteistyöjärjestely, jossa ne kilpailuttavat hankinnan yhdessä — joko yksittäistä hankintaa varten tai pysyvänä yhteistyönä. Termiä ei löydy hankintalaista, mutta järjestely perustuu lain 21 §:ään: hankintaan osallistuvat yksiköt vastaavat lain noudattamisesta yhdessä siltä osin kuin ne toteuttavat menettelyn vaiheita yhdessä.

Tarjouspyynnöstä näkyy, kilpailuttaako yksi hankintayksikkö muiden puolesta vai kilpailuttavatko kaikki yhdessä. Tarjoajan kannalta keskeistä on, että kilpailutukseen eivät voi liittyä jälkikäteen uudet hankintayksiköt eivätkä sopimusta voi hyödyntää muut kuin tarjouspyynnössä mainitut — asiakaskunta on siis lukittu tarjouspyynnön julkaisuhetkellä.

Hankintapäätöksiä ja sopimuksia voi hankintarenkaassa syntyä yksi yhteinen tai jokaiselle hankintayksikölle omansa. Jos jokainen tekee oman päätöksensä, myös muutoksenhaku kohdistetaan kuhunkin päätökseen erikseen — ja laskutus, tilaukset ja sopimusseuranta voivat toimia eri tavoin eri asiakkailla. Selvitä käytäntö ennen tarjouksen jättämistä, sillä se vaikuttaa toimituskustannuksiin.

Tyypillisiä hankintarenkaan kilpailutuksia ovat esimerkiksi kuntien yhteiset IT-laite-, elintarvike- ja hoitotarvikehankinnat sekä hyvinvointialueiden yhteiset tarvikekilpailutukset, joissa volyymit ovat suuria ja hankinta on jaettu osa-alueisiin.

Hinnoittele volyymi oikein. Yhteishankinnan suuri volyymi painaa yksikköhintoja, mutta sitoutuneiden asiakkaiden lista kertoo, kuinka varmaa volyymi on. Ennakoituun arvoon kannattaa suhtautua arviona — jos asiakas ei tilaakaan, sopimus ei takaa myyntiä.

Hyödynnä osiin jakaminen. Suuret yhteishankinnat jaetaan usein osa-alueisiin alueittain tai tuoteryhmittäin, ja hankintalain uudistus vahvistaa tätä käytäntöä. Pk-yritykselle oikea strategia on usein tarjota vahvimpiin osa-alueisiin täydellä painolla sen sijaan, että yrittäisi kattaa kaiken.

Rakenna referenssit järjestelmällisesti. Yhteishankintojen soveltuvuusvaatimukset on mitoitettu suuren volyymin mukaan, joten referenssivaatimukset ovat kovia. Yhteistarjous tai voimavarayksikön käyttö voi ratkaista vaatimusten täyttymisen — ja aiempi toimitus yhdellekin hankintarenkaan jäsenelle on arvokas referenssi seuraavassa kilpailutuksessa.

Seuraa ennakkoilmoituksia ja kilpailutuskalentereita. Yhteishankinnat valmistellaan pitkällä aikajänteellä, ja markkinakartoituksiin ja vuoropuheluihin osallistuminen on tehokkain tapa vaikuttaa vaatimusmäärittelyyn ennen tarjouspyynnön julkaisua.