Hilma: kilpailutukset, tarjouspyynnöt ja hankintailmoitukset – näin löydät sopivat

Hilma (hankintailmoitukset.fi) on Suomen julkisten hankintojen virallinen sähköinen ilmoituskanava. Palvelun lakisääteisestä ylläpidosta vastaa Valtiokonttori (1.1.2025 alkaen, sitä ennen valtiovarainministeriö) ja teknisestä toteutuksesta Hansel Oy. Palvelu on tarkoitettu sekä hankintayksiköille ilmoitusten julkaisemiseen että tarjoajille kilpailutusten löytämiseen. Hilma on avoin kaikille, eikä ilmoitusten selaaminen vaadi rekisteröitymistä tai maksua. Palvelu on keskeinen osa Suomen julkisten hankintojen avoimuutta ja läpinäkyvyyttä. Vuosittain Hilmassa julkaistaan yli 10 000 hankintailmoitusta, joiden yhteenlaskettu arvo on useita miljardeja euroja. Palvelun kautta tarjoajat pääsevät käsiksi kaikkiin kansallisen ja EU-kynnysarvon ylittäviin kilpailutuksiin yhdestä paikasta. Tarjoajalle Hilma on ennen kaikkea tietolähde: se kertoo, mitä on kilpailutettavana. Varsinainen työ on löytää sieltä juuri omalle yritykselle sopivat kilpailutukset ajoissa – ja siihen Hilma itse tarjoaa vain perusvälineet.

Hilman oikeudellinen perusta on hankintalain (1397/2016) 60 ja 101 §, jotka velvoittavat hankintayksiköt ilmoittamaan kansallisen ja EU-kynnysarvon ylittävistä hankinnoistaan Hilmassa. Ilmoitusvelvollisuus koskee valtion viranomaisia, kuntia, kuntayhtymiä, liikelaitoksia ja muita julkisoikeudellisia laitoksia sekä julkista tukea saavia hankintoja. Ilmoitusvelvollisuus on olennainen osa hankintalain avoimuusperiaatetta, jonka tarkoituksena on taata kaikille tarjoajille yhtäläinen mahdollisuus saada tieto käynnissä olevista kilpailutuksista. Hankintalain 58 §:n mukaan kansallinen kynnysarvo tavara- ja palveluhankinnoille on 60 000 euroa ja rakennusurakoille 150 000 euroa. EU-kynnysarvot ovat korkeammat: esimerkiksi valtion keskushallintoviranomaisten tavarahankinnoissa 140 000 euroa ja muiden hankintayksiköiden osalta 216 000 euroa. Näiden kynnysarvojen tuntemus auttaa tarjoajaa ymmärtämään, mitkä hankinnat on löydettävissä Hilmasta.

Hilman rooli julkisten hankintojen ekosysteemissä on toimia keskitettynä ilmoituskanavana. Se kokoaa yhteen hankintailmoitukset eri puolilta Suomea ja tarjoaa tarjoajille yhden paikan, josta löytää ajankohtaiset kilpailutukset. EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat julkaistaan Hilman lisäksi myös EU:n TED-portaalissa (Tenders Electronic Daily), mutta Hilma on tarjoajalle käytännöllisin lähtökohta suomalaisten hankintojen seuraamiseen, koska kaikki ilmoitukset ovat suomeksi ja palvelu on suunniteltu Suomen hankintalain mukaiseen prosessiin. Hilma välittää EU-kynnysarvon ylittävien hankintojen tiedot automaattisesti TED-portaaliin, joten hankintayksiköiden ei tarvitse julkaista ilmoitusta erikseen molemmissa järjestelmissä. Tarjoajalle tämä tarkoittaa, että Hilman kautta löytää myös kaikki EU-tason ilmoitukset suomenkielisenä versiona.

Hilman merkitys tarjoajalle on käytännöllinen ja konkreettinen. Ilman Hilmaa tarjoajan pitäisi seurata satoja hankintayksiköiden verkkosivuja erikseen löytääkseen kilpailutukset. Hilma keskittää tämän tiedon yhteen paikkaan ja tarjoaa hakutoimintoja, joilla tarjoaja voi rajata ilmoituksia oman osaamisensa ja kiinnostuksensa mukaan. Palvelu on julkisten hankintojen peruspilari, joka mahdollistaa tehokkaan kilpailun ja tasapuolisen tiedonsaannin. Suomessa julkisia hankintoja tekee noin 700 hankintayksikköä kunnista valtion virastoihin ja sairaanhoitopiireistä liikelaitoksiin. Ilman keskitettyä ilmoituskanavaa näiden kaikkien seuraaminen olisi käytännössä mahdotonta varsinkin pienille yrityksille, joilla ei ole erillistä hankintaseurantaresurssia.

Hilma uudistui merkittävästi vuonna 2020, jolloin palvelu sai kokonaan uuden käyttöliittymän ja teknisen alustan. Uudistuksen myötä ilmoitusten rakenne muuttui vastaamaan EU:n eForms-standardia, mikä yhdenmukaistaa ilmoitusten tietosisältöä eurooppalaisella tasolla. Tarjoajalle uudistus paransi hakutoimintoja ja ilmoitusten luettavuutta sekä mahdollisti entistä tarkemmat hakusuodattimet. Uudistuksessa otettiin käyttöön myös avoimen datan rajapinta, jonka kautta ilmoitustiedot ovat saatavilla koneluettavassa muodossa. Tämä mahdollistaa kolmansien osapuolien palvelut, jotka hyödyntävät Hilman dataa omissa sovelluksissaan. Tarjoajalle eForms-standardi tarkoittaa myös sitä, että ilmoitusten tietorakenne on johdonmukainen ja ennustettava, mikä helpottaa ilmoitusten systemaattista analysointia.

Hilmassa on jatkuvasti auki satoja kilpailutuksia, ja uusia hankintailmoituksia julkaistaan joka arkipäivä. Kun haet Hilmasta kilpailutuksia tai tarjouspyyntöjä, näet aina saman perusnäkymän: uusimmat ilmoitukset julkaisujärjestyksessä ja tarkennetun haun, jossa voit rajata tuloksia hakusanalla, CPV-koodilla, alueella ja ilmoitustyypillä. Ongelma ei ole ilmoitusten puute vaan niiden määrä – ja se, että juuri sinulle sopivat kilpailutukset hukkuvat helposti satojen muiden joukkoon.

Kun löydät kiinnostavan avoimen kilpailutuksen, tarkista ensin neljä asiaa: tarjousten jättämisen määräaika, hankinnan ennakoitu arvo, soveltuvuusvaatimukset (esimerkiksi liikevaihto-, referenssi- ja sertifikaattivaatimukset) sekä hankintamenettely. Näiden perusteella teet tarjous/ei-tarjous-päätöksen muutamassa minuutissa ja käytät aikaa vain niihin kilpailutuksiin, joissa yritykselläsi on aito mahdollisuus. Kansallisissa hankinnoissa tarjousaika voi olla vain 14 päivää, joten ilmoitus kannattaa saada tietoon julkaisupäivänä.

Käsin tehty hakusanahaku ja Hilman oma hakuvahti jättävät kilpailutuksia löytämättä kolmesta syystä. Ensinnäkin hankintayksiköt kuvaavat saman asian eri sanoilla: siivouspalvelu on toisaalla puhtauspalvelu tai osa kiinteistöhuoltoa, ja ohjelmistokehitys voi piiloutua digitalisaatiohankkeen sisään. Toiseksi CPV-koodit valitaan ilmoituksiin vaihtelevalla tarkkuudella. Kolmanneksi Hilma kattaa vain kynnysarvon ylittävät hankinnat – pienhankinnat ja monet puitejärjestelyjen sisäiset kilpailutukset julkaistaan muualla. Hakuvahti ei myöskään arvioi, sopiiko kilpailutus yrityksellesi; se vain ilmoittaa hakusanan osumasta.

Haavi ratkaisee tämän toisin päin. Kuvaat yrityksesi osaamisen ja tavoitteet kerran, ja tekoäly vertaa jokaista uutta hankintailmoitusta tähän profiiliin – Hilmasta, TED-portaalista, pienhankintakanavista ja hankintayksiköiden omista järjestelmistä, yhteensä yli 60 000 hankintaa viikossa. Sopivat kilpailutukset nousevat esiin heti julkaisupäivänä, ja Haavin tarjouspyyntöanalyysi tiivistää vaatimukset, vertailuperusteet ja määräajat, jotta tarjous/ei-tarjous-päätös syntyy nopeasti. Sinun ei tarvitse virittää hakusanoja eikä käydä Hilmassa päivittäin.

Hilmassa julkaistaan useita eri ilmoitustyyppejä, ja jokainen niistä tarjoaa tarjoajalle erilaista tietoa. Ilmoitustyypin tunnistaminen on tärkeää, koska se kertoo hankinnan vaiheen ja sen, mitä toimenpiteitä tarjoajalta odotetaan. Tärkeimmät ilmoitustyypit ovat hankintailmoitus, ennakkoilmoitus, jälki-ilmoitus, suorahankintailmoitus ja korjausilmoitus. Hankintalain 7. luku määrittelee ilmoitusvelvollisuudet kunkin ilmoitustyypin osalta erikseen. Tarjoajan kannattaa opetella tunnistamaan ilmoitustyypit nopeasti, koska se nopeuttaa relevanttien ilmoitusten seulontaa ja auttaa kohdentamaan työaikaa oikeisiin kilpailutuksiin. Ilmoitustyyppien ymmärtäminen on myös edellytys sille, että tarjoaja pystyy hyödyntämään Hilman hakusuodattimia tehokkaasti.

Hankintailmoitus on tarjoajan kannalta keskeisin ilmoitustyyppi. Se julkaistaan, kun hankintayksikkö käynnistää varsinaisen kilpailutuksen ja avaa hankinnan tarjoajille. Hankintailmoitus sisältää tiedot hankinnan kohteesta, soveltuvuusvaatimuksista, tarjousten jättöajasta ja vertailuperusteista. Tämä on ilmoitus, johon tarjoajan on reagoitava, jos hankinta kiinnostaa. Tarjousajan noudattaminen on ehdotonta — myöhästynyttä tarjousta ei hyväksytä missään tilanteessa. EU-kynnysarvon ylittävässä avoimessa menettelyssä vähimmäistarjousaika on 35 päivää ilmoituksen julkaisemisesta. Kansallisissa hankinnoissa tarjousaika on tyypillisesti 14–30 päivää. Hankintailmoituksessa mainitaan myös hankintamenettelyn tyyppi, kuten avoin menettely, rajoitettu menettely tai neuvottelumenettely, ja tämä vaikuttaa merkittävästi tarjoajan toimenpiteisiin.

Ennakkoilmoitus julkaistaan tyypillisesti kuukausia ennen varsinaista hankintailmoitusta, ja se kertoo hankintayksikön tulevista hankintasuunnitelmista. Tarjoajalle ennakkoilmoitus on strategisesti arvokas, koska se antaa aikaa valmistautua tulevaan kilpailutukseen. Ennakkoilmoituksen perusteella tarjoaja voi alkaa koota referenssejä, selvittää soveltuvuusvaatimuksia ja valmistella resursseja. Lisäksi ennakkoilmoituksen julkaiseminen lyhentää varsinaisen tarjousajan vähimmäiskestoa EU-hankinnoissa, mikä tarkoittaa, että tarjoajan on syytä seurata ennakkoilmoituksia pysyäkseen ajan tasalla. Käytännössä ennakkoilmoituksen jälkeen tarjousaika voi lyhentyä 35 päivästä 15 päivään, joten valmistautuminen ennakkoon on ratkaisevaa. Erityisesti suurissa IT-hankinnoissa ja rakennusurakoissa ennakkoilmoitukset antavat tarjoajalle arvokasta aikaa tiimin kokoamiseen ja alihankkijaverkoston aktivoimiseen.

Jälki-ilmoitus julkaistaan hankinnan päätyttyä, ja se kertoo kilpailutuksen tuloksista: kuka voitti, millä hinnalla ja kuinka monta tarjousta saatiin. Tarjoajalle jälki-ilmoitukset ovat arvokkaita markkinatiedon lähteitä. Niistä selviää, mikä hintataso on ollut kilpailukykyinen, ketkä ovat aktiivisia kilpailijoita ja millaiset tarjoukset ovat menestyneet. Tämä tieto auttaa tulevien tarjousten hinnoittelussa ja strategian hiomisessa. Hankintalain 62 §:n mukaan jälki-ilmoitus on julkaistava 30 päivän kuluessa sopimuksen tekemisestä. Jälki-ilmoituksesta selviää myös tarjousten lukumäärä, mikä kertoo kilpailun intensiteetistä kyseisellä toimialalla. Tarjoajan kannattaa seurata jälki-ilmoituksia systemaattisesti ja rakentaa niistä omaa markkinatietokantaa kilpailijoista ja hintatasoista.

Suorahankintailmoitus julkaistaan, kun hankintayksikkö tekee hankinnan ilman kilpailutusta. Hankintalaki sallii suorahankinnan vain tarkasti rajatuissa tilanteissa, kuten silloin, kun vain yksi toimittaja voi toteuttaa hankinnan tai kyseessä on äärimmäinen kiire. Hankintalain 40 § luettelee suorahankinnan edellytykset tyhjentävästi. EU-kynnysarvon ylittävän suorahankinnan ilmoitus antaa tarjoajille 14 päivän ajan reagoida — jos tarjoaja katsoo, että suorahankinnalle ei ole laillista perustetta, se voi tehdä valituksen markkinaoikeuteen. Korjausilmoitus puolestaan päivittää jo julkaistua ilmoitusta, esimerkiksi tarjousajan pidentämistä tai vaatimusten muutoksia. Tarjoajan on aina tarkistettava, onko alkuperäiseen ilmoitukseen tullut korjauksia ennen tarjouksen jättämistä. Korjausilmoituksen seuraamatta jättäminen voi johtaa tarjouksen hylkäämiseen, jos tarjous ei vastaa päivitettyjä vaatimuksia.

Hilman hakutoiminnolla voi hakea ilmoituksia vapaalla tekstihaulla, joka kohdistuu otsikoihin ja kuvauksiin, ja rajata tuloksia CPV-koodilla, hankinnan arvolla, maantieteellisellä alueella, ilmoitustyypillä ja julkaisuajalla. CPV-koodi (yhteinen hankintasanasto) on täsmällisin rajaustapa: esimerkiksi IT-palvelut kuuluvat luokkaan 72000000, rakennusurakat luokkaan 45000000 ja terveyspalvelut luokkaan 85000000. Koodisto on kahdeksannumeroinen ja hierarkkinen, joten yläluokka kattaa laajemmin ja alaluokka tarkemmin – ohjelmistokehitys löytyy koodilla 72200000, mutta yläluokka 72000000 kattaa koko IT-alan.

Tyypillinen hankintailmoitus sisältää hankinnan kohteen kuvauksen, ennakoidun arvon, tarjousten jättämisen määräajan, soveltuvuusvaatimukset, vertailuperusteet painotuksineen ja linkin hankinta-asiakirjoihin. Näistä soveltuvuusvaatimukset ratkaisevat, pääsetkö mukaan lainkaan, ja vertailuperusteiden painotus kertoo, kilpaillaanko hinnalla vai laadulla. Puutteellinen soveltuvuusvaatimusten täyttö johtaa tarjouksen sulkemiseen pois tarjouskilpailusta.

Hilman ilmoitusvahti eli hakuvahti lähettää sähköpostiin tiedon uusista ilmoituksista, jotka vastaavat tallennettuja hakukriteerejä. Se on kelvollinen perusvahti, mutta sillä on kolme rajoitusta: se toimii vain täsmällisillä hakuehdoilla, joten eri sanoin kirjoitetut ilmoitukset jäävät sen ulkopuolelle; se kattaa vain Hilmassa julkaistut ilmoitukset; eikä se arvioi lainkaan, sopiiko kilpailutus yrityksellesi. Liian kapeat kriteerit hukkaavat mahdollisuuksia ja liian laajat hukuttavat sähköpostin – ja kriteerien virittely jää tarjoajan itsensä tehtäväksi.

Käytännössä hakusanoihin ja hakuvahteihin perustuva seuranta vie tarjoajalta helposti useita tunteja viikossa, kun Hilman lisäksi pitää käydä läpi pienhankintakanavat ja muut lähteet. Haavissa seuranta rakennetaan kerran: kuvaat yrityksesi osaamisen, ja tekoäly hoitaa vertailun jokaiseen uuteen ilmoitukseen. Näin löydät myös ne kilpailutukset, joissa hankintayksikkö käyttää eri termejä kuin sinä, etkä ole yhden kanavan tai yhden hakusanan varassa.

Hilma toimii hankintailmoitusten julkaisukanavana ja tarjoaa ilmoituksen ydintiedot, kuten hankinnan kohteen, arvon, aikataulun ja soveltuvuusvaatimukset. Varsinaiset hankinta-asiakirjat — kuten tarjouspyyntö, sopimusluonnos, tekniset vaatimukset ja hintalomake — ovat kuitenkin tyypillisesti saatavilla erillisellä hankinta-alustalla. Hilman ilmoituksessa on linkki, joka ohjaa tarjoajan oikealle alustalle asiakirjojen noutamiseen. Tämä kahden järjestelmän malli on johdonmukainen: Hilma vastaa ilmoittamisesta ja löydettävyydestä, kun taas hankinta-alusta vastaa varsinaisesta tarjousprosessista. Hankinta-asiakirjat voivat olla laajoja kokonaisuuksia, jotka sisältävät kymmeniä sivuja sopimustekstejä, teknisiä liitteitä ja laatuvaatimuksia.

Suomessa yleisimmin käytettyjä hankinta-alustoja ovat Cloudia-järjestelmä ja sen kautta toimiva Tarjouspalvelu.fi. Näiden lisäksi käytössä on muitakin alustoja, kuten Hanki-palvelu ja eräiden hankintayksiköiden omat järjestelmät. Hankinta-alusta on se paikka, jossa tarjoaja lataa hankinta-asiakirjat, esittää kysymyksiä hankintayksikölle ja lopulta jättää tarjouksensa sähköisesti. Tämä työnjako Hilman ja hankinta-alustan välillä on julkisten hankintojen vakiintunut käytäntö Suomessa. Cloudia on markkinajohtaja, ja valtaosa kuntien ja valtion virastojen kilpailutuksista kulkee sen kautta. Tarjoajan kannattaa rekisteröityä Cloudiaan ja Tarjouspalvelu.fi-palveluun mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, sillä ne ovat yleisimmät alustat, joihin Hilman ilmoitukset ohjaavat. Hankinta-alustoilla on myös omat ilmoitustoimintonsa, jotka täydentävät Hilman seurantaa.

Tarjoajan kannalta tämä tarkoittaa käytännössä kaksivaiheista prosessia: ensin löydät kiinnostavan hankintailmoituksen Hilmasta ja sitten siirryt hankinta-alustalle perehtymään varsinaisiin asiakirjoihin ja valmistelemaan tarjousta. Hankinta-alustalle rekisteröityminen on yleensä ilmaista, ja se kannattaa tehdä hyvissä ajoin ennen ensimmäistä tarjousta. Näin vältät tilanteen, jossa rekisteröitymisprosessi vie aikaa lähellä tarjousajan päättymistä. Hankinta-alustalla tarjoaja voi myös esittää lisäkysymyksiä hankintayksikölle tarjouspyyntöön liittyen. Kysymysten esittämiselle on yleensä oma määräaikansa, joka umpeutuu muutamia päiviä ennen tarjousajan päättymistä. Kaikkien tarjoajien kysymykset ja hankintayksikön vastaukset julkaistaan anonyymeina, jotta tiedon jakaminen on tasapuolista.

Hilma tarjoaa hankinnasta tiivistelmätason tiedot, joiden perusteella tarjoaja voi arvioida, kannattaako kilpailutukseen perehtyä tarkemmin. Tämä on tehokas tapa käydä läpi suuri määrä ilmoituksia nopeasti. Kun kiinnostava kilpailutus löytyy, tarjoaja siirtyy hankinta-alustalle, jossa on saatavilla kaikki tarjouksen valmisteluun tarvittavat asiakirjat. Hankinta-alustalla tarjoaja näkee myös mahdolliset kysymykset ja vastaukset sekä ilmoituksen korjaukset, jotka hankintayksikkö on julkaissut. Tiivistelmätasolla tärkeimmät tarkistettavat tiedot ovat hankinnan arvo, tarjousajan päättyminen ja soveltuvuusvaatimukset. Jos nämä vaikuttavat sopivilta, tarjoaja voi investoida aikaa asiakirjojen yksityiskohtaiseen läpikäyntiin. Tämä kaksivaiheinen seulonta tehostaa ajankäyttöä merkittävästi. Haavin tarjouspyyntöanalyysi tekee saman koneellisesti: se poimii asiakirjoista soveltuvuusvaatimukset, vertailuperusteet ja määräajat yhteen näkymään, jotta päätös tarjouksen tekemisestä syntyy minuuteissa.

On hyvä huomioida, että hankintalain 69 § edellyttää hankinta-asiakirjojen olevan vapaasti ja suoraan saatavilla sähköisessä muodossa ilmoituksen julkaisupäivästä lähtien. Tarjoajan ei siis pitäisi joutua erikseen pyytämään asiakirjoja — ne on oltava ladattavissa hankinta-alustan kautta. Jos asiakirjat eivät ole saatavilla tai linkki ei toimi, tarjoajan kannattaa ottaa välittömästi yhteyttä hankintayksikköön ilmoituksessa mainittujen yhteystietojen kautta. Hankintayksikön on vastattava asiakirjapyyntöön viimeistään kuusi päivää ennen tarjousajan päättymistä. Käytännössä tekniset ongelmat ovat harvinaisia, mutta ne voivat johtua esimerkiksi hankinta-alustan huoltokatkosta tai virheellisestä linkistä. Tarjoajan kannattaa ladata asiakirjat heti kiinnostavan ilmoituksen löydettyään, jotta mahdolliset ongelmat ehditään ratkaista ajoissa.

Hilma on Suomen tärkein yksittäinen hankintailmoituskanava, mutta se ei kata kaikkia julkisia hankintoja. Hankintalain ilmoitusvelvollisuus koskee kansallisen kynnysarvon ylittäviä hankintoja: tavara- ja palveluhankinnoissa raja on 60 000 euroa ja rakennusurakoissa 150 000 euroa. Tämän kynnysarvon alittavat pienhankinnat eivät kuulu ilmoitusvelvollisuuden piiriin, joten ne julkaistaan usein muissa kanavissa tai suoraan hankintayksikön omissa järjestelmissä. Erityisalojen hankinnoissa, kuten energia-, vesi- ja liikennesektorilla, kynnysarvot ovat korkeammat: tavara- ja palveluhankinnoissa 432 000 euroa ja urakoissa 5 404 000 euroa. Pienhankintoja tehdään lukumääräisesti enemmän kuin kynnysarvon ylittäviä hankintoja, joten niiden merkitys tarjoajalle voi olla huomattava.

Monet kunnat ja kaupungit julkaisevat pienhankintojaan omilla verkkosivuillaan tai erillisillä pienhankinta-alustoilla. Esimerkiksi Pienhankintapalvelu.fi on käytössä useissa kunnissa, ja se tarjoaa tarjoajille mahdollisuuden löytää kynnysarvon alittavia hankintoja. Näiden kanavien seuraaminen on tärkeää erityisesti pienille ja keskisuurille yrityksille, joille pienhankinnat voivat olla merkittävä liiketoimintamahdollisuus ja samalla hyvä tapa kartuttaa referenssejä suurempia kilpailutuksia varten. Pienhankintakanavia on Suomessa kymmeniä, ja ne vaihtelevat kunnittain. Tämä hajanaisuus tekee kattavasta seurannasta haastavaa ilman automatisointia tai kokoavaa palvelua. Esimerkiksi Helsingin kaupunki, Tampereen kaupunki ja Oulun kaupunki käyttävät kukin omia pienhankintajärjestelmiään.

EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat julkaistaan Hilman lisäksi EU:n TED-portaalissa (Tenders Electronic Daily). TED on hyödyllinen tarjoajille, jotka haluavat tarjota myös muiden EU-maiden hankintoihin. Lisäksi Hanselin (valtion yhteishankintayksikkö) kilpailutukset julkaistaan Hilmassa, mutta Hanselin omat verkkosivut tarjoavat lisätietoa puitesopimuksista ja tulevista kilpailutuksista. Erityisalojen hankintayksiköillä, kuten energia- ja liikennealan toimijoilla, voi olla omia ilmoituskäytäntöjään Hilman rinnalla. Hanselin puitesopimukset kattavat laajan valikoiman tuotteita ja palveluita, ja niiden yhteenlaskettu vuosiarvo on yli 900 miljoonaa euroa. Tarjoajalle Hanselin kilpailutukset ovat strategisesti tärkeitä, koska puitesopimus takaa pitkäaikaisen asiakkuuden useiden hankintayksiköiden kanssa.

Tarjoajan näkökulmasta kattava hankintaseuranta edellyttää useiden kanavien seuraamista Hilman lisäksi. Tämä on käytännön tosiasia, joka johtuu julkisten hankintojen monimuotoisuudesta ja eri hankintayksiköiden erilaisista käytännöistä. Hilma kattaa suurimman osan euroarvoltaan merkittävistä hankinnoista, mutta lukumääräisesti pienhankinnat muodostavat huomattavan osan julkisista ostoista. Aktiivinen tarjoaja seuraa sekä Hilmaa että muita kanavia löytääkseen kaikki mahdollisuudet. Julkisten hankintojen kokonaisarvo Suomessa on noin 47 miljardia euroa vuodessa, ja tästä merkittävä osa koostuu kynnysarvon alittavista hankinnoista. Monimuotoinen hankintakenttä tarkoittaa, että tarjoajan on joko rakennettava oma seurantarutiini, joka yhdistää Hilman, pienhankintakanavat ja TED-portaalin, tai käytettävä palvelua, joka kokoaa nämä lähteet valmiiksi yhteen näkymään – kuten Haavi tekee.

Valtiokonttorin Tutki hankintoja -palvelu täydentää kokonaiskuvaa tarjoamalla tietoa toteutuneista hankinnoista ja julkisten varojen käytöstä. Vaikka se ei ole ilmoituskanava uusille kilpailutuksille, se auttaa tarjoajaa ymmärtämään markkinaa: mihin julkisia varoja käytetään, mitkä hankintayksiköt ostavat eniten ja millä hintataso on ollut. Tämä tieto on arvokasta tarjousstrategian suunnittelussa. Palvelussa voi tarkastella hankintoja toimialoittain, hankintayksiköittäin ja vuosittain, mikä auttaa tunnistamaan trendejä ja toistuvia hankintoja. Tarjoaja voi esimerkiksi selvittää, kuinka paljon tietty kunta käyttää vuodessa IT-palveluihin tai siivouspalveluihin, ja arvioida tämän perusteella, kannattaako kyseisen hankintayksikön kilpailutuksia seurata aktiivisesti.

Haavi on tekoälypohjainen hankintaseurantapalvelu, joka lukee julkisten hankintojen ilmoitukset puolestasi. Kaikki Hilmassa julkaistut hankintailmoitukset ovat Haavissa, ja niiden rinnalla ovat TED-portaalin ilmoitukset, pienhankintakanavat, kuntien omat järjestelmät ja muut hankintailmoitusten julkaisupaikat – yhteensä yli 60 000 hankintaa viikossa. Saat yhdestä palvelusta kokonaiskuvan tarjolla olevista kilpailutuksista ilman, että jokaista kanavaa tarvitsee seurata erikseen. Tämä on erityisen arvokasta yrityksille, jotka toimivat useilla toimialoilla tai alueilla.

Haavin tekoälypohjainen vastaavuusarviointi eroaa hakusanahausta olennaisesti. Sen sijaan, että määrittelisit tarkat hakusanat ja CPV-koodit, Haavi analysoi yrityksesi osaamisprofiilin ja vertaa sitä automaattisesti jokaiseen uuteen hankintailmoitukseen. Saat ehdotuksia myös kilpailutuksista, joita hakusanahaku ei olisi löytänyt: tekoäly tunnistaa toimialaan liittyvät vivahteet, vaikka hankintayksikkö kuvaisi hankinnan eri termeillä kuin sinä. Esimerkiksi digitalisaatiohanke voi sisältää ohjelmistokehitystä, vaikka ilmoituksessa ei mainita sanaa "ohjelmistokehitys" lainkaan. Asiakkaamme löytävät Haavilla 3–5 kertaa enemmän yritykselleen sopivia kilpailutuksia kuin manuaalisella seurannalla.

Seuranta on jatkuvaa: Haavi ilmoittaa heti, kun sopiva kilpailutus julkaistaan, joten voit reagoida julkaisupäivänä myös lyhyen tarjousajan kansallisiin hankintoihin. Manuaalinen seuranta vie tarjoajalta helposti useita tunteja viikossa; Haavi korvaa tämän rutiinityön ja vapauttaa ajan tarjousten valmisteluun. Pienissä ja keskisuurissa yrityksissä, joissa hankintaseurantaan ei ole erillistä resurssia, tämä on usein ratkaiseva ero sen välillä, osallistutko kilpailutuksiin ylipäätään.

Kun kiinnostava ilmoitus löytyy, Haavi auttaa arvioimaan sen: tarjouspyyntöanalyysi nostaa esiin soveltuvuusvaatimukset, vertailuperusteiden painotukset ja kriittiset päivämäärät ja kertoo, vaatiiko kilpailutus esimerkiksi konsortiota tai alihankkijoita. Tarjous/ei-tarjous-päätös syntyy nopeasti ja perustellusti, ja tarjousapuri auttaa tarjouksen kirjoittamisessa. Käyttäjämme säästävät keskimäärin 92 prosenttia asiakirjojen läpikäyntiin kuluvasta ajasta.

Hilma pysyy virallisena lähteenä, ja jokaisen julkisiin hankintoihin osallistuvan on hyvä tietää, mitä siellä julkaistaan. Mutta sinun ei tarvitse päivystää sitä. Haavi lukee Hilman ja kymmenet muut lähteet puolestasi, tunnistaa yrityksellesi sopivat kilpailutukset ja kertoo niistä heti. Kokeilu on maksuton 14 päivän ajan, eikä se vaadi luottokorttia.